A tecnologia é o motor que faz muitas empresas funcionarem, por conectar diferentes unidades de negócio, permitindo melhor comunicação e maior eficiência. Quase todos os funcionários precisam de acesso a aplicativos, programas, equipamentos e vários sistemas, que a tecnologia implementa nos processos de tomada de decisão, exigindo grande atenção dos gestores.
O mercado exige que as soluções de software incorporem medição de lucratividade, transparência de custos e rastreamento do consumo de recursos de tecnologia para dar respostas aos desafios de qualquer empresa, com seus departamentos conectados e interdependentes. As tecnologias mais recentes permitem o acesso aos dados em tempo real, através de sistemas em nuvem, o que tem contribuído significativamente para eliminar servidores internos nas empresas e promover agilidade no processamento de dados.
Os dados financeiros são estruturados por meio da contabilidade geral e, às vezes, estes dados brutos não são suficientemente compreensíveis para os gestores de TI. Estruturalmente, os dados contábeis são organizados em grupos de custos e a estrutura aplicada descreve o fluxo de custos das fontes para recursos de Telecom e TI, serviços e unidades de negócios. A metodologia de Custeio Baseado em Atividades (ou Custeio ABC) é implementada na alocação de custos, em vários níveis. A situação do mercado, as tendências globais e as necessidades dos clientes causaram um crescimento significativo dos custos de Telecom e TI, pressionando a administração a alocar esses custos, gerando um verdadeiro desafio que os líderes enfrentam diariamente.
As informações financeiras, estruturadas pela contabilidade, muitas vezes não são suficientes para os tomadores de decisão nos departamentos de TI. Assim, é preciso estruturá-las em subconjuntos de acordo com características comuns, como:
– Hardware – inclui equipamentos, peças sobressalentes, depreciação, aluguel, compra em arrendamento ou capital.
– Software – comprado ou alugado, inclui licenças, manutenção e suporte.
– Mão de obra – inclui custos relacionados a salários e benefícios de funcionários.
– Fornecimento de serviços – refere-se a contratos com agentes externos e trabalho contratado fora da empresa.
Para melhor compreensão gerencial, os dados financeiros são estruturados por meio de centros de custo. Cada um recebe alocações e funções específicas, com serviços e aplicativos que o acompanham. Centros de custo representam a infraestrutura “suportada” pela TI, concentrada em grupos, dependendo dos proprietários ou usuários. Nas etapas seguintes do processo de alocação de custos, são colocados serviços com várias categorias e tipos. A alocação final é realizada nas unidades de negócios, como usuários finais.
Para garantir que a alocação de custos seja apropriada, ambientes são criados para conectar cada dimensão. Unidade de leasing, unidade de hardware, horas de trabalho, custo hora/homem etc. são usados como unidades para os centros de custo. Além deles, os itens de serviço apresentam unidades que descrevem o uso do serviço: número de dispositivos, número de usuários, número de contas, armazenamento usado e outros.
As etapas de alocação podem ser rastreadas em todas as fases, com maior ou menor detalhamento, dependendo das necessidades do usuário quanto à granularidade dos dados. O processo de alocação segue a metodologia padrão em combinação com o Custeio Baseado em Atividades. Atribuir modalidades Opex e Capex é a função de alocação usada para atribuir dados da contabilidade geral a centros apropriados, colocando-os de forma adequada para compreensão dos gestores de TI. A partir desse ponto, a alocação nos centros de custo começa, depois que todas as unidades são mapeadas com pesquisas e estudos correspondentes.
Quase todos os serviços e aplicativos têm centros correspondentes, de modo que os custos são facilmente alocados em outras dimensões. O resultado contém todas as informações, da primeira alocação até a última, para que possamos rastrear os resultados em cada dimensão separadamente ou escolhendo mais dimensões.
Os gastos com TI e Telecom precisam ser monitorados e rigidamente controlados. As empresas precisam de sistemas para que possam se adaptar de forma rápida e fácil à situação, mas que sejam eficientes e precisos na mensuração de custos em diferentes níveis. Os departamentos de TI são cruciais para as empresas e suas despesas precisam ser monitoradas com cuidado. Os conceitos primordiais do gerenciamento de custos de TI e Telecom, além de funcionalidades adicionais, como integração com sistemas de faturamento e custos dos projetos, são alocados por meio de hierarquia predefinida. O objetivo de gerenciar custos de TI e Telecom é buscar lucratividade e reduzir custos, otimizando o uso dos ativos de TI e Telecom.
