Nenhuma empresa pode ser eficiente sem gerenciar adequadamente seus ativos, especialmente aqueles cruciais para manter os processos de negócios operacionais. Ter controle e gerenciamento ao longo do ciclo de vida dos ativos, desde o protótipo até o descarte, é fundamental. A verificação e auditoria garantem que as informações dos ativos registradas no banco de dados de configurações estejam sempre atualizadas.
Os ativos passam por diversos estágios, sendo responsáveis por controlar o ciclo de vida e otimizar o uso dos recursos. O repositório central deve ser constantemente atualizado à medida que os ativos transitam entre estágios, proporcionando um melhor controle e permitindo decisões de compra antes que o ativo atinja o fim de sua vida útil. Os benefícios do gerenciamento de ativos incluem:
- Informação precisa e atualizada sobre os componentes necessários para executar um processo de negócio.
- Maior controle sobre os ativos de TI em uso.
- Habilidade de executar serviços de TI com alta qualidade.
- Informações para cálculos de custos e faturamento do serviço.
A gestão de ativos é um conjunto coordenado de atividades voltadas para extrair valor dos ativos da empresa, equilibrando custos, oportunidades e riscos em relação às metas organizacionais.
Este processo inicia-se antes da aquisição do ativo, englobando todas as fases de seu ciclo de vida até o descarte. Sem uma equipe especializada e ferramentas modernas de gestão, os ativos da empresa podem ser utilizados de forma intuitiva pelos colaboradores, resultando em perda de eficiência e oportunidades de ganho. Investir na gestão de ativos permite à empresa adequar-se a procedimentos e normas técnicas internacionalmente padronizadas.
O primeiro passo para tomar controle efetivo do patrimônio da empresa é criar uma equipe especializada. A especialização pode ocorrer por meio da contratação de profissionais qualificados, consulta a empresas especializadas ou treinamento interno para os colaboradores.
Em seguida, realizar o inventário dos bens da empresa é crucial como pré-requisito para gerir os ativos. A identificação e registro de todos os ativos, acompanhados de uma breve descrição de suas qualidades e peculiaridades, são essenciais.
Um sistema de gestão de ativos é um software que permite às empresas gerenciar, monitorar e controlar seus ativos eficientemente, é uma ferramenta importante. Esse sistema identifica, rastreia e controla todo o ciclo de vida dos ativos, fornecendo informações sobre localização, utilização, condição e desempenho. Impactando diretamente na eficiência e redução de custos, esse sistema é vital para otimizar o uso e o desempenho dos ativos.
A gestão de ativos de TI é crucial para dar suporte a processos como gerenciamento de mudanças, adições, alterações e descartes. Não é um projeto único, mas um processo contínuo que segue disciplinas como:
- Inventário de recursos: criar um inventário detalhado de todos os recursos de TI.
- Cálculo dos custos do ciclo de vida: calcular os custos ao longo do ciclo de vida dos recursos.
- Rastreamento: monitorar continuamente os recursos de TI, acompanhando contratos, licenças e garantias.
- Manutenção: rastrear atividades de reparo, upgrade e substituição.
- Planejamento financeiro: planejar eficientemente o orçamento necessário para manter ou melhorar os níveis de serviço.
A utilização de um software de gestão de custos e ativos de TI atinge objetivos como economia, eliminando compras desnecessárias, e proporcionando maior controle e conformidade às políticas de segurança e legais. Reduz riscos, economiza dinheiro e melhora a produtividade.
A colaboração é vital, evitando compras informais por meio de ferramentas colaborativas que facilitam solicitações, comentários e aprovações. Uma central de atendimento vinculada ao software de gestão proporciona contexto para um atendimento mais eficiente.
Ricardo de Figueiredo Caldas – CEO da Ativu Tecnologia
