A Gestão de Custos de TI aplica-se a todos os ativos de tecnologia da informação em uso nas empresas, como equipamentos de escritório, de redes, comunicações e software, trazendo benefícios e economias para as empresas com a gestão de todos eles.
Especificamente com ativos de software, os benefícios são grandes e consultorias especializadas apontam que aproximadamente 25% das despesas com software são desperdiçadas nas empresas que os adquirem. O estrago distribui-se em 28% para software de desktop, 24% para software em Data Center e 23% com SaaS.
Otimizar estes custos é importante desafio para as empresas, porque toda e qualquer empresa usa software como ferramenta nas suas operações e precisam melhorar a contratação de software, SaaS, nuvem e containers, como também otimizar o uso de software para economizar dinheiro, além de adquirir maturidade nas práticas de gestão de custos com software e compreender a complexidade dos direitos de uso do fornecedor.
Como resultado, necessitam implementar melhores práticas de uso de software e SaaS, para obter o tamanho certo da subscrição por usuário, monitorar o uso, adequar os contratos de SaaS, racionalizar uso de APPs redundantes e identificar funcionários que já foram desligados, mas que permanecem com licenças e APPs SaaS destinados a eles.
Com esta abordagem, as principais iniciativas de Gestão de Custos de software estão alinhadas com estas práticas:
- Otimizar e economizar o gasto de software.
- Identificar licenças sem uso ou subutilizadas.
- Melhorar o gerenciamento do SaaS.
- Prover dados e análises para o planejamento.
- Acompanhar e otimizar custos de nuvem pública.
Nas empresas, os principais ativos de software tratados pela ferramenta de gestão de custos da Ativu são licenças Microsoft, VMware, Adobe, Oracle, IBM, SAP e ServiceNow. Em nuvem pública, AWS, Google, Infraestrutura Oracle, Microsoft Azure. Em SaaS, Microsoft, VMware, Adobe, Oracle, SAP, IBM, Google e outros. Além de diversos aplicativos como Salesforce, Pipedrive, etc.
Questão importante é garantir a utilização de licenças de software em conformidade (compliance) com os contratos dos fornecedores. Por lei, estes podem promover auditorias nas empresas para aferir se o uso dos seus softwares está de acordo com o que foi contratado. Os fornecedores de software geralmente contratam escritórios (principalmente de advocacia) para auditarem as empresas sobre como estão usando as licenças de software adquiridas.
Estas auditorias de fornecedores de software podem levar a custos e penalidades elevadas, quando identificam não conformidade. Pesquisa realizada nos Estados Unidos em 2020, apontou que 29% de grandes organizações pagaram, em média, mais de US$ 1 milhão em penalidades por problemas de compliance encontrados nas auditorias.
Para tratar este tema, aplicamos métricas de gestão de custos com foco em compliance que permitem aos nossos clientes:
- Verificar se as licenças estão sendo usadas de acordo com o contrato.
- Estar em conformidade com auditorias internas, regulatórias e de fornecedores.
- Evitar custos e minimizar as penalidades nas auditorias.
- Reduzir ou minimizar o crescimento de renovação de licenças.
Apesar dos efeitos onerosos das auditorias, que são inibidos com a Gestão de Custos de TI, na verdade a maior economia obtida é com a otimização dos custos, principalmente através de procedimentos como reuso de licenças para evitar comprar novas, economia com renegociação de contratos com fornecedores, eliminação de gastos com manutenção em software que não está sendo utilizado, economia ao evitar auditorias e penalidades, além de gastos com acompanhamento e preparação de auditorias.
A habilidade de economizar cresce com a maturidade do uso de gestão de custos. À medida que a empresa evolui, saindo do nível de iniciante para o intermediário ou avançado, essas economias se tornam mais significativas. Nesta escalada, os principais benefícios e economias com gastos de software nas empresas, proporcionados, por exemplo pelo ATIVUControl – software de gestão de custos de Telecom e TI , são:
- Obter o tamanho adequado da subscrição por usuário.
- Otimizar o uso dos ativos de software para economizar dinheiro.
- Aumentar a maturidade das práticas de gestão com custos de software.
- Compreender a complexidade dos direitos de uso do software.
- Identificar licenças sem uso ou subutilizadas.
- Eliminar gasto com manutenção em software que não está sendo utilizado.
- Melhorar o gerenciamento do SaaS.
- Prover dados e análises para o planejamento.
- Acompanhar e otimizar custos de nuvem pública.
- Verificar se as licenças estão sendo usadas de acordo com o contrato.
- Reduzir ou minimizar a renovação de licenças.
- Reusar licenças para evitar comprar novas.
- Auxiliar a renegociação de contratos com fornecedores.
- Economizar ao evitar auditorias e penalidades.
Ao adotar uma solução desta, as empresas estão aptas e instrumentalizadas para evitar que 25% dos custos com software sejam jogados no lixo!
