A Difícil Arte De Cortar Custos De TI

Ao longo da história, os ciclos econômicos animam ou desafiam e impõem obstáculos ao desenvolvimento dos negócios. Neste ano, contamos com uma novidade a mais, a pandemia do coronavírus, que veio desequilibrar as finanças de várias verticais da indústria, comércio e serviços.

Num cenário de incerteza e pressão econômica, as empresas mais fragilizadas realizam cortes nos custos de TI. Porém, ao encarar o desafio, os CIOs precisam determinar como proceder a esses cortes da melhor forma, sem afetar a saúde do negócio a médio e longo prazos.

Nesse contexto, é importante adotar algumas premissas para obtenção de economias com segurança e eficácia, até porque diminuir gastos também significa fazer contratos melhores.

Para preservar o caixa da empresa, é preciso manter o foco nos itens que vão proporcionar real impacto no caixa, nos ganhos e nas perdas do balanço; não desperdiçar tempo e esforço no tratamento de contas sem dinheiro, como considerar redução de depreciação ou de amortização; buscar economias em SaaS ou em infraestrutura como serviço (IaaS), custos de impacto real no caixa e opor-se a reduzir licenças de software legadas ou ativos próprios.

O propósito de não gastar e de não incorrer em despesas adicionais é de suma importância. Essa ação visa alcançar economias rápidas, olhar para despesas ainda não efetuadas, exceto se os pagamentos estiverem em curso e se a despesa impacta o lucro da empresa.

Outro item a considerar é avaliar o custo-benefício. É comumente falado que “custos irrecuperáveis são irrelevantes”, indicando que atualmente ou futuramente os gastos devem ser considerados sem relação com gastos passados. A partir de um ponto de rápida redução, isso é verdade, mas considerações devem ser feitas para analisar esse custo-beneficio. Essas questões são comuns para projetos em andamento, que podem ser cancelados para deter os gastos. Em alguns casos, as economias podem ser menores que o benefício que será entregue. Esse é o mais difícil de avaliar, pois uma regra cega de cortar todas as despesas de projetos pode ser perigosa.

É fundamental inspecionar contas para definir as bases de custos, ganhos e perdas e o balanço; trabalhar com as finanças de TI para obter uma visão sólida das despesas com detalhe, assim como despesas de centros de custos e o balanço da empresa; utilizar essa visão para identificar reduções de custos específicas em Opex e Capex, que vão imediatamente impactar as finanças reportadas.

Igualmente importante é realizar o gerenciamento de riscos para assegurar que o CIO e a Administração não fiquem andando às cegas com potenciais consequências das atividades de cortes de custos. Por isso, seguir os passos abaixo é vital, visto que o CIO precisa tomar decisões orientado por métricas.

Definir o benefício financeiro, investimento, impacto na administração, tempo necessário, além dos riscos organizacionais e técnicos para toda iniciativa que será posta para a empresa.

Planejar e mitigar riscos sempre que possível. Não ignorá-los, mas aceitar que nem todos eles podem ser atenuados totalmente. Se o risco se materializar, considerar os impactos negativos para o exercício de cortes de custos, assim como a moralidade e a cultura.

Gerenciar e comunicar os riscos, planos para minorar os impactos de realização de danos. Comunicar internamente para a TI e para as unidades de negócio afetadas, pois os cortes de custos de TI não ocorrem isoladamente, portanto os CIOs devem antecipar e mostrar como a redução vai impactar a administração. Se os líderes de unidades de negócios e seus funcionários falham em avaliar como a questão vai impactar as suas atividades e operações do dia a dia, assim como redução de produtividade ou tempo de colocação do produto no mercado, então a iniciativa pode experimentar impopularidade e insucesso.

Cortar os custos de serviços de TI leva a uma redução nos números da TI financeiramente, mas podem empurrar os custos para outra área na organização se a unidade de negócio não concordar com o corte e restabelecer os custos de serviço por eles mesmos. A longo prazo, isso pode levar a um aumento da “shadow IT” e aumentar um gerenciamento ruim de custos de TI (que são postergados para datas futuras para apresentar-se à porta dos CIOs). Os custos podem também aumentar na unidade de negócio ou em outras áreas de TI, se o corte levar a processos ineficientes, aumentando taxas de erro ou algo similar.

Quando os CIOs se deparam com pressão imediata sobre custos, continuam precisando adotar abordagens bem elaboradas para cortar, assegurando a mitigação de riscos e do impacto a longo prazo na organização. Os cortes de custos podem ser um exercício difícil para os CIOs, mas o foco arrojado nas economias de tempo e resultados levam à boa rentabilidade do negócio. O desafio é ter informação confiável para executá-los, que pode ser obtida com ferramentas de gestão de custos, porque analisam conjuntamente inventário, contratos e faturas, e proveem controle e visibilidade, otimizando os custos de TI.

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