Os principais problemas na gestão de contratos são desafios comuns para muitas empresas, afetando diretamente a organização e a eficiência dos processos internos.
Segundo uma pesquisa da ContractPodAi, 62% das empresas ainda utilizam ferramentas tradicionais, como Excel e e-mail, para controlar contratos. Essa prática aumenta o risco de falhas, atrasos e até perdas de informações.
Ao longo deste artigo, você vai conhecer os 6 principais problemas na gestão de contratos e como superá-los. Quer mais organização e produtividade? Veja nossas dicas!
Quais os principais problemas na gestão de contratos?
Lidar com contratos pode parecer simples, mas esconde uma série de armadilhas que afetam diretamente a rotina das empresas.
Os principais problemas na gestão de contratos vão da dificuldade em encontrar documentos até a falta de padronização nos processos internos.
Entender esses desafios é o primeiro passo para resolver questões que atrapalham a eficiência e comprometem o desempenho da equipe e da própria empresa.
1. Dificuldade em padronizar os documentos da empresa
Muitas empresas enfrentam problemas ao tentar encontrar contratos assinados, seja no computador, drive ou em outros locais de armazenamento.
Isso ocorre porque, apesar de criar um local para armazenar documentos, muitas vezes o sistema não é otimizado para facilitar a busca e o acesso rápido.
Se você ou sua equipe gastam mais de 5 minutos para encontrar um contrato, ou precisam acionar outros membros para localizar minutas, isso indica uma falha na organização.
A falta de um sistema que permita armazenar, acessar e pesquisar documentos de maneira rápida e fácil pode levar à perda de documentos importantes, um problema frequentemente subestimado por muitos gestores.
2. Dificuldades no rastreamento das demandas e fluxos internos de atendimento
A gestão contratual começa no momento em que uma solicitação chega ao setor de contratos — seja para criação, revisão, aprovação ou renovação, e a eficiência dessa gestão depende da clareza e da organização dos fluxos internos.
Uma área crítica nesse processo é o rastreamento das demandas. Pergunte a si mesmo se, ao integrar um novo membro à equipe, fica claro para ele o percurso que os contratos seguem internamente.
Se você precisa perguntar aos colegas com frequência sobre o status de um contrato, ou se não consegue identificar rapidamente as demandas prioritárias, isso sugere que o sistema não está funcionando bem.
Outra questão importante é a capacidade de saber quantos chamados relacionados a contratos estão pendentes de atendimento. Dificuldades em manter esse controle indicam que pode haver problemas na gestão dos processos.
3. Dificuldades na execução do contrato
Um dos principais problemas na gestão de contratos é o atraso na execução. Processos manuais, como redigir documentos no Word, trocar cláusulas por e-mail e aprovar por telefone, criam uma série de problemas.
A falta de automação resulta em erros frequentes, baixa visibilidade da versão mais recente e dificuldades em monitorar o desempenho dos contratos.
Segundo uma pesquisa da Deloitte, divulgada pela Docusing, o gerenciamento inadequado de contratos é responsável por consumir 18% do tempo das empresas no Brasil. Esse problema representa um custo global próximo de US$ 2 trilhões por ano.
4. Negociação e aprovação de contratos se estendem por muito tempo
A fase de negociação de contratos é muitas vezes um jogo de paciência, pois depende da colaboração e das respostas de terceiros. Isso pode prolongar a conclusão do processo e gerar frustração e custos elevados.
Para evitar problemas, é importante ter um plano bem definido e objetivos claros. Antes de começar as negociações, defina metas como preço, prazo e condições.
Além disso, estabeleça um cronograma para cada etapa do processo. Sem isso, a revisão e aprovação dos contratos podem se arrastar, com documentos circulando sem uma direção definida.
A documentação interna também requer atenção. Quando diferentes membros da equipe utilizam critérios variados para analisar contratos, o processo fica mais demorado e confuso.
5. Não conhecer dados críticos
Não conhecer dados críticos pode complicar muito a gestão de contratos. Sem um sistema para pesquisar por palavras-chave, por exemplo, torna-se quase impossível encontrar informações nos contratos.
Processos manuais ou sistemas básicos que apenas digitalizam documentos sem reconhecer caracteres, tornam essa tarefa ainda mais difícil.
Um sistema de gestão de contratos pode simplificar esse processo, ajudando a pesquisar e monitorar alterações com mais facilidade.
6. Não ter um software de gestão de contratos
A falta de um software de gestão de contratos pode resultar em atrasos, erros e até no esquecimento de prazos importantes.
Essa ferramenta centraliza todas as informações, desde a elaboração até a renovação dos contratos. Sem ela, a equipe precisa lidar com processos separados, o que resulta em uma administração mais trabalhosa e propensa a erros.
Além disso, a ausência de um sistema automatizado pode impactar a negociação e o cumprimento de termos contratuais.
Como resolver os principais problemas na gestão de contratos?
Ainda que a gestão de contratos possa apresentar vários desafios, há maneiras de superar esses problemas com estratégias práticas e objetivas. Aqui estão algumas abordagens que podem ajudar a resolver os principais problemas na gestão de contratos:
- Faça um levantamento completo de todos os contratos existentes: identifique quais estão em vigor, seus termos e condições, e os prazos para renovação ou revisão.
- Organize todos os documentos: a organização facilita a consulta e a verificação das informações, evitando a perda de prazos e possíveis erros.
- Conheça os estágios da gestão de contratos: entenda todos os estágios da gestão de contratos, da criação à renovação.
- Acompanhe de perto todos os contratos em vigor: o monitoramento ajuda a identificar desvios ou problemas antes que se tornem sérios, permitindo a correção rápida de falhas.
- Utilize um software de gestão de contratos: essas ferramentas centralizam informações, automatizam tarefas e melhoram o controle sobre os contratos.
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Conclusão
Os principais problemas na gestão de contratos prejudicam a rotina das empresas. Falhas na padronização de documentos, complicações no rastreamento de demandas e falta de automação geram atrasos e aumentam os custos.
Sem um sistema organizado, a execução dos contratos se torna confusa e os prazos acabam sendo comprometidos. Organizar os documentos, acompanhar os contratos em vigor e adotar um software de gestão de contratos ajuda a evitar esses problemas.
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