A Gestão de custos de Telecom e TI é uma tarefa importante na gestão empresarial porque possibilita redução de custos e boa governança. A partir desta prática é possível identificar possíveis problemas que possam impactar a produtividade da empresa como sistemas ociosos, equipamentos desatualizados, riscos de compliance, além de antecipar soluções sem prejuízo à operação da empresa.
Trata-se de manter na rotina da empresa o acompanhamento de todos os custos de TI, garantindo uso correto, econômico e evitando desperdícios. Com a gestão é possível prever gastos desnecessários, antecipar tendências e trabalhar estrategicamente para promover a melhor experiência aos usuários da rede corporativa. É processo contínuo de acompanhamento dos contratos, faturas e inventário de Telecom e TI, permitindo a identificação imediata de inatividade inesperada, comparação de preços de mercado, localização e controle dos ativos.
Gerenciar o uso dos recursos tecnológicos é importante porque atualiza dados dos indicadores de performance e são esses indicadores que permitem analisar o uso desses recursos com maior precisão, levando a melhor planejamento da gestão de TI. O monitoramento dos custos é feito em todo o inventário de TI, incluindo hardware, software, redes e instalações. É um processo de acompanhamento, cíclico e frequente, que uma vez implementado permanece e ganha maturidade. Essa constância é fundamental para que o processo seja bem feito e alcance bons resultados.
A Gestão de Custos de Telecom e TI resulta na redução de custos em várias frentes e permite estimar com maior precisão os recursos necessários para desempenhar as funções da empresa, evitando desperdício e alocação incorreta destes recursos. O gerenciamento do ambiente de TI proporciona melhor aproveitamento dos recursos tecnológicos e uma melhor conservação do inventário, resultando no aumento da vida útil dos ativos de TI e na otimização do seu ciclo de vida.
Grande vantagem da abordagem de Gestão de Custos é que esse tipo de monitoramento acontece sem a instalação de agentes nos dispositivos de TI da empresa, pois trazem ameaças à segurança da TI. Seu funcionamento acontece por meio da análise e cruzamento de dados entre inventário, contrato e fatura. O objetivo da análise dos custos é avaliar a apropriação dos gastos de TI e criar estratégias para corrigir ou amenizar as fragilidades.
Além da análise dos dados, a geração de relatórios para acompanhamento é indispensável porque garante padronização das ações, além de facilitar o acesso a análises.
O ideal é usar um software apropriado para agilizar e evitar falhas no processo de documentação, no registro e análise dos dados. O uso de ferramenta adequada otimiza o processo e fornece resultados que vêm ao encontro do propósito de melhorar a sustentabilidade da empresa, ao reduzir custos pela otimização da gestão de uso de tecnologias e facilitando o trabalho dos seus colaboradores no monitoramento dos processos de recuperação do capital financeiro e humano.
