Primeiro, demonstre o gerenciamento eficaz de custos de TI e, em seguida, faça parceria com o CFO para usar a tecnologia para otimizar os custos corporativos.
Muitas vezes, quando os CIOs tentam se concentrar no uso da TI para otimizar os custos de negócios, os stakeholders veem isso como um movimento defensivo. Você ouvirá os chefes de outras unidades de negócios murmurarem: “A TI não consegue encontrar dinheiro suficiente para cortar seu próprio orçamento, então eles estão atrás do nosso”.
Construir uma parceria efetiva com o CFO ajuda a mitigar esse problema, diz Jim McGittigan, vice-presidente de pesquisa do Gartner. “Falando de modo geral, os CIOs não demonstraram gerenciamento de custos de TI eficaz para a satisfação de seus CFOs”, diz McGittigan.
“A falta de compreensão da contribuição da TI para as metas estratégicas de negócios geralmente leva ao corte de custos e não à verdadeira otimização de custos.” Essa crença deve ser invertida para financiar iniciativas de inovação e negócios digitais com sucesso, diz McGittigan.
Leia mais: Torne a transparência financeira sua base de otimização de custos
Administre a TI como um negócio
Primeiro, demonstre boas práticas fiscais que otimizam os gastos de TI existentes. Em seguida, comercialize suas conquistas de gerenciamento financeiro para ganhar credibilidade e ajudar na otimização de custos de negócios. Faça parceria com o CFO para avaliar onde a tecnologia pode ser melhor implantada em toda a empresa para minimizar custos e maximizar valor em um nível aceitável de risco.
“Em média, 81% dos gastos com TI estão no orçamento de um CIO”
A tendência de ambas as partes é focar a conversa na otimização do orçamento de TI. Isso é crítico, mas o sucesso em ir além do orçamento de TI exige ver o valor potencial para a empresa se a TI puder ajudar. “Assuma a responsabilidade de mudar o diálogo”, diz McGittigan. “Ao ser capaz de demonstrar a capacidade da organização de TI de gerenciar e otimizar o orçamento de TI, você pode se concentrar em oportunidades para otimizar custo e valor em outros orçamentos.”
Construir uma parceria eficaz
Existem quatro etapas que você pode seguir para construir uma parceria eficaz com seu CFO.
Etapa 1. Otimize o lado da oferta do orçamento de TI
O livro-razão típico pode ser limitado a uma visão baseada em ativos do mundo – trabalho, hardware e software – dividido entre despesas operacionais e de capital. No entanto, este é o mundo em que o CFO vive. Faça os fundamentos de orçamento, previsão e gerenciamento de contratos bem o suficiente para gerenciar os custos de TI com eficácia da perspectiva do CFO. Crie práticas que apoiem o gerenciamento fiscal eficaz e garantam a responsabilidade orçamentária em toda a TI.
Etapa 2. Forneça visibilidade às partes interessadas
É difícil para as partes interessadas da empresa entender o valor da TI se você falar apenas sobre ativos, opex e capex. Crie um catálogo de serviços em termos voltados para o cliente, como projetos, produtos e serviços e dê às partes interessadas uma escolha sempre que possível para ajudar a gerenciar a demanda. Os CIOs podem usar o benchmarking para explicar a causa raiz dos aumentos nos gastos com tecnologia. Dica: geralmente a causa raiz é a demanda ou os volumes, não a taxa ou o custo do serviço.
Etapa 3. Trabalhe com o CFO para otimizar os gastos com TI
Em média, 81% dos gastos com TI estão no orçamento de um CIO, com os 19% restantes divididos entre gastos sancionados de TI da unidade de negócios e gastos não sancionados — ou TI paralela. Trabalhe com a equipe financeira para criar uma governança eficaz em todos os gastos com TI em toda a empresa, evitando uma mentalidade de comando e controle.
Etapa 4. Use a tecnologia para otimizar os custos do negócio
Crie uma força-tarefa conjunta para avaliar e selecionar oportunidades, concentrando-se primeiro nas oportunidades de TI tradicionais e, em seguida, avaliando novas tecnologias fora da TI tradicional. A pesquisa Gartner CEO and Senior Business Executive Survey de 2018 mostrou que os CEOs pretendem investir mais em tecnologia. Os CIOs que gerenciam os gastos do lado da oferta de TI, ao mesmo tempo em que influenciam a empresa a otimizar os gastos do lado da demanda de TI, devem ser recompensados pelo CEO e pelo CFO com orçamento adicional para financiar projetos de inovação em TI. O objetivo final deve ser otimizar efetivamente todos os custos da empresa, tanto de TI quanto de negócios, por meio do uso eficaz da tecnologia.
https://www.gartner.com/smarterwithgartner/take-a-new-approach-to-it-cost-management
