Solução: Gestão integrada de Telecom, auditoria de faturas, controle de ativos e governança contratual
Contexto
Uma grande empresa brasileira do setor de engenharia e infraestrutura de telecomunicações, com operações distribuídas em diversas regiões do país e múltiplos CNPJs, enfrentava dificuldades significativas para administrar seu ambiente de telefonia móvel e os processos financeiros relacionados aos serviços de telecom.
A organização operava com contratos antigos de telecomunicações, sem ferramentas adequadas para gestão de linhas, inventário ou controle de uso. Como consequência, os processos financeiros tornaram-se ineficientes, gerando atrasos frequentes no pagamento de faturas e multas recorrentes.
Diante desse cenário, a empresa buscou a ATIVU para estruturar uma gestão mais moderna, automatizada e segura de seus serviços de telecom e ativos associados.
Desafios
Antes da implementação das soluções da ATIVU, a empresa enfrentava diversos problemas operacionais e financeiros:
Contratos desatualizados
Os contratos existentes utilizavam modelo de cobrança por minutagem, incompatível com o perfil real de uso dos colaboradores e sem otimização de custos.
Falta de controle sobre as linhas
Não existia rastreabilidade suficiente para monitorar o uso das linhas corporativas, dificultando a identificação de uso indevido ou não autorizado.
Processos financeiros manuais
O fluxo de recebimento, conferência e pagamento de faturas era manual e lento, resultando em:
Atrasos nos pagamentos
Multas recorrentes
Risco de pagamentos duplicados
Gestão descentralizada
Com diversas filiais e CNPJs, não havia uma base única de dados que permitisse centralizar informações e consolidar custos por localidade.
Controle manual de usuários desligados
Quando colaboradores eram desligados da empresa, o processo de cancelamento ou bloqueio das linhas era feito manualmente, tornando o processo demorado e suscetível a falhas.
A solução implementada pela ATIVU
Para resolver esses desafios, a ATIVU estruturou um conjunto de soluções tecnológicas e operacionais voltadas para controle, governança e eficiência financeira em telecom.
Implantação da plataforma ATIVUControl
A implementação da plataforma trouxe rastreabilidade completa das ligações e utilização das linhas, permitindo:
Monitorar o comportamento de uso dos colaboradores
Identificar possíveis irregularidades
Aumentar a segurança no compartilhamento de informações corporativas
Essa visibilidade trouxe um novo nível de governança sobre o ambiente de telecom da empresa.
Automação dos rateios financeiros por nota fiscal
A ATIVU implementou a automação do processo de rateio de custos, permitindo a distribuição automática das despesas entre:
Filiais
Centros de custo
Diferentes CNPJs da organização
Isso trouxe maior precisão financeira, agilidade operacional e transparência na gestão dos gastos.
Centralização das informações em uma única base
Todas as localidades da empresa passaram a utilizar a plataforma ATIVU como base central de gestão, permitindo:
Cadastro e controle de linhas
Gestão do inventário de dispositivos
Geração de termos de responsabilidade
Atualização de dados em tempo real
Cada filial passou a ter visibilidade clara de seus ativos e custos, enquanto a gestão corporativa ganhou controle consolidado do ambiente completo.
Automação da gestão de usuários desligados
O processo manual de controle de colaboradores desligados foi automatizado, garantindo:
Bloqueio ou cancelamento rápido das linhas
Atualização automática do inventário
Eliminação de erros operacionais
Essa automação trouxe mais segurança e controle no ciclo de vida dos ativos de telecom.
Otimização da gestão financeira
A ATIVU também estruturou um novo modelo de gestão financeira das faturas de telecom, incluindo:
Coleta automatizada das faturas
Auditoria detalhada dos valores cobrados
Controle de pagamentos
Prevenção de juros, multas e duplicidades
Expansão da parceria
Com os resultados positivos obtidos, a empresa decidiu expandir a atuação da ATIVU para outras frentes da gestão de telecom e ativos tecnológicos.
Entre as novas iniciativas implementadas destacam-se:
Auditoria contínua de faturas de telecom
Revisão e otimização dos planos móveis da operadora
Gestão de telefonia fixa e links de dados
Controle do parque de dispositivos corporativos
Gestão de notebooks e ativos de TI
Implantação de assinaturas digitais e termos eletrônicos
Resultados alcançados
A implementação das soluções da ATIVU trouxe ganhos concretos para a organização.
Recuperação financeira
A auditoria de faturas realizada pela ATIVU gerou:
R$ 71 mil em retorno financeiro, provenientes da identificação de inconsistências e cobranças indevidas.
Redução de custos operacionais
A revisão dos planos móveis resultou em reduções significativas de custos, especialmente percebidas nos meses finais do ano após a otimização dos contratos.
Eliminação de multas e pagamentos duplicados
Com a automação dos processos financeiros, a empresa passou a ter:
Pagamentos realizados dentro do prazo
Controle mais rigoroso das faturas
Eliminação de multas e duplicidades
Governança e visibilidade dos ativos
A empresa passou a ter controle completo sobre o parque de dispositivos corporativos, com informações centralizadas sobre:
Aparelhos móveis
Notebooks
Linhas telefônicas
Links de dados
Automação de processos críticos
Diversas atividades antes manuais passaram a ser automatizadas, liberando o time técnico para atividades mais estratégicas.
Frase foco do cliente
“A qualidade na validação e gestão dos custos dos serviços de nossos contratos de mobilidade e o lançamento das faturas no portal liberaram meu time técnico para tarefas que geram mais valor para o negócio.”
Depoimento do cliente
Wellerson – Gestão de TI
“Temos acompanhado de perto a evolução da ATIVU e ficamos impressionados com o nível de atenção aos detalhes, a clareza dos processos e a qualidade da solução entregue. O sistema é extremamente completo, o que nos motivou a ampliar os serviços para gestão de notebooks, links, telefonia fixa e dados, além da contratação de assinaturas e termos digitais.
A experiência tem sido muito positiva e a ATIVU se destaca pelo suporte e pela inovação. Inclusive já realizamos indicações para outras empresas em Belo Horizonte, pois confiamos no trabalho e enxergamos um enorme potencial de parceria a longo prazo.”
Conclusão
A parceria com a ATIVU transformou a forma como a empresa gerencia seus serviços de telecomunicações e ativos tecnológicos.
Com automação de processos, auditoria financeira, centralização de informações e governança operacional, a organização conquistou:
Maior controle dos custos
Mais segurança no uso das linhas corporativas
Eficiência financeira
Visibilidade completa dos ativos
Essa nova estrutura de gestão estabelece uma base sólida para ganhos ainda maiores nos próximos anos, permitindo que a empresa atue de forma cada vez mais estratégica na administração de seus recursos de telecom e TI.
