Uma empresa líder no segmento de serviços industriais, facilities e logística, com mais de 38 anos de história, enfrentava o desafio de otimizar seus custos com ativos de TI e Telecom. Com despesas significativas relacionadas a serviços de telefonia fixa, móvel e dados, a empresa buscava uma solução que proporcionasse uma gestão eficaz desses recursos e a redução de custos operacionais.
A oportunidade de crescimento dessa empresa, assim como a de outros grandes players do mercado, vinha sendo prejudicada por recursos financeiros destinados a custos com TI e Telecom completamente evitáveis, mas que pela ausência de um sistema de gestão eficaz, eram desconhecidos.
É importante reforçar já no início do conteúdo que, uma empresa que está há 38 anos no mercado se consolidou pelos seus esforços e alta qualificação de seus colaboradores, e os custos evitáveis com TI e Telecom nada dizem sobre a capacidade de crescimento e evolução da organização. A identificação dessa oportunidade de redução de custo só é possível através de um sistema planejado e pensado na realidade das organizações.
Ao longo deste estudo de caso, exploraremos como essa empresa obteve um Retorno Sobre investimento (ROI) notável ao adotar o sistema ATIVUControl, gerando grandes oportunidades de crescimento nos negócios.
Desafios enfrentados com a ausência de um sistema eficaz de gestão de ativos
Antes de implementar o ATIVUControl, a empresa em questão enfrentava alguns desafios significativos em sua gestão de custos de telecomunicações. Com um montante de R$ 8.041.497,41 em custos com serviços de telefonia fixa, móvel e de dados, a empresa percebeu que uma grande quantia de recursos financeiros estava sendo comprometida em gastos não otimizados e pagamentos indevidos.
A complexidade das faturas de telecomunicações e a diversidade de planos oferecidos pelas operadoras dificultavam a identificação precisa de erros e cobranças injustas, resultando em gastos desnecessários que impactavam negativamente sua rentabilidade.
Os custos com TI e Telecom são, tipicamente, um dos mais significativos e a redução destes custos é uma questão de extrema importância para as empresas modernas e que visam o crescimento contínuo e sustentável.
Para começar a reduzir custos em TI, é crucial identificar áreas onde ocorre desperdício de recursos. Isso pode incluir a eliminação de gastos desnecessários em hardware, software e serviços que não estão sendo plenamente utilizados. Uma análise minuciosa das licenças de software, por exemplo, pode revelar oportunidades de economia.
Como reduzir os custos operacionais de sua empresa com a gestão de ativos de TI e Telecom
A gestão eficiente dos ativos de TI e Telecom é a grande precursora no processo de redução de custos, e é por isso que neste artigo iremos abordar um dos casos de sucesso da Ativu: trataremos de uma empresa que fornece soluções de TI, Telecom e energia, e que teve um resultado financeiro de mais de R$ 800.000,00 em um ano, com a implantação do ATIVUControl.
No período de um ano, a empresa que nos referimos aqui, teve um custo total com contratos de telefonia de quase R$ 3.500.000,00 e o grande problema é que esse não era o valor real que a empresa deveria estar tendo com custos de Telecom, desperdiçando oportunidades de utilizar dos recursos financeiros para o crescimento nos negócios.
Veja a seguir os benefícios que esta empresa obteve ao utilizar o ATIVUControl em seu processo de redução de custos operacionais:
Automação de processos
Tudo o que era realizado de forma manual, passou a ser automatizado. Com isso, houve redução de esforço operacional e também diminuição significativa de erros, permitindo que os colaboradores dediquem seu tempo em atividades mais importantes para a empresa.
Unificação de sistemas
Os sistemas devem servir para agregar, e não atrapalhar. Por isso, a empresa em questão, pôde centralizar todas as informações no ATIVUControl, tornando prático e eficiente a gestão de variados contratos, bem como de ativos de TI e Telecom, centros de custo, termos de responsabilidade, análise de custos e rateios mensais.
Assertividade na tomada de decisões
Com o ATIVUControl, a empresa passou a tomar decisões assertivas baseadas em dados reais, isso permitiu que os usuários e gestores tivessem autonomia para acessar relatórios e análises antes de tomar uma ação. E foi por isso, por exemplo, que melhores condições para a renovação de contratos de mobilidade foram possíveis.
Além disso, buscar alternativas mais econômicas e eficientes é uma estratégia fundamental para a redução de custos em TI. A adoção de soluções baseadas em nuvem pode oferecer economias significativas em infraestrutura e manutenção. Além disso, a virtualização de servidores e a consolidação de equipamentos podem diminuir os gastos operacionais.
Outro ponto fundamental para promover a redução de custos operacionais, é renegociar contratos com fornecedores para reduzir despesas, buscando melhores condições e preços, as empresas podem otimizar seus gastos com serviços e produtos relacionados à tecnologia.
No entanto, entendemos o quanto essas ações são complexas e geram demandas de profissionais dedicados em realizar um inventário de todos os ativos de TIC, o que era um desafio para a empresa que trouxemos para esse estudo de caso.
Como a solução ATIVUControl promoveu a redução de custos operacionais
Para resolver esses desafios e alcançar uma gestão eficaz de seus ativos de TI e Telecom, o ATIVUControl foi implementado na empresa. Estamos falando de uma solução tecnológica inovadora que permite às empresas gerenciar, controlar e auditar suas despesas de TI e Telecom com precisão. A plataforma possui recursos de análise de faturas, identificação de cobranças indevidas, controle de contratos com operadoras e oferece uma visão detalhada do consumo de serviços de telecomunicações em toda a organização.
Resultados alcançados:
Com a implementação do ATIVUControl, a organização alcançou resultados surpreendentes. Ao longo do processo de auditoria de faturas, foram identificados e recuperados R$ 104.206,08 em pagamentos indevidos que haviam sido realizados às operadoras de telefonia.
Além disso, a empresa conseguiu otimizar seus recursos de telecomunicações, reavaliando contratos e planos, evitando gastos excessivos e eliminando serviços não utilizados. Pela automação que a solução fornece, a empresa obteve uma economia significativa em seus custos:
- Atendimento a chamados: R$ 233.146,00
- Integrações e customizações: R$ 183.000,00
- Processamento de faturas e Rateio: R$ 150.360,00
Ainda compõe o montante de custos operacionais economizados, aqueles referentes à substituição da antiga ferramenta de ITSM: R$ 85.000,00.
Com isso, considerando a economia gerada, a empresa teve um resultado financeiro total alcançado com a utilização do ATIVUControl de R$ R$ 755.712,18.
Esses resultados demonstram como a adoção de soluções tecnológicas adequadas podem impactar positivamente os resultados financeiros de uma empresa. A experiência aqui relatada, destaca a importância de investir em tecnologias que otimizem a gestão de custos, proporcionam uma visão mais clara sobre as despesas e permitem a recuperação de recursos financeiros indevidamente gastos.
A implementação do ATIVUControl trouxe ganhos significativos, e como dito responsável pelo departamento de Suprimentos e TI “O software ATIVUControl automatizou os processos de carga de faturas, auditorias, relatórios e rateios, otimizando o trabalho da equipe operacional para essas atividades.
A ATIVU foi o fornecedor que ficou melhor posicionado dentro da nossa matriz técnica, e o grande ponto forte é o pronto atendimento do seu time em nossos atendimentos.”
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