Uma das maiores empresas do setor de infraestrutura de telecomunicações do Brasil enfrentava gargalos operacionais críticos decorrentes da falta de automação e visibilidade sobre seus recursos de TI e telefonia. Com múltiplas filiais e diversos CNPJs operando em paralelo, a gestão de ativos e faturas ocorria de forma descentralizada e manual.
Ao implementar uma plataforma especializada em Telecom Expense Management (TEM) e Gestão de Ativos de TI, a companhia transformou radicalmente seus processos. O projeto resultou em um retorno financeiro direto de R$ 71.000,00 através de auditorias contínuas de faturas, na eliminação total de multas e juros por atraso no pagamento e em uma governança sólida sobre todo o ciclo de vida dos dispositivos e contratos corporativos.
O Cenário Inicial e os Desafios
A operação de telecomunicações e TI da empresa funcionava de forma descentralizada, gerando vulnerabilidades financeiras, operacionais e de segurança da informação:
Contratos Desatualizados e Ineficientes: Faturamentos baseados em modelos legados de minutagem, que não refletiam o perfil real de uso das equipes, gerando custos desnecessariamente elevados.
Gargalos Financeiros e Risco de Inadimplência: O processo de recebimento, auditoria e pagamento de faturas era feito manualmente. Isso resultava em perdas recorrentes de prazos, incidência frequente de juros, multas por atraso e riscos de suspensão de serviços essenciais.
Gestão Descentralizada e Ineficiência nos Rateios: A empresa precisava alocar custos entre dezenas de filiais e múltiplos CNPJs. A falta de automação tornava o repasse financeiro lento, impreciso e sujeito a falhas de escrituração.
Gestão de Usuários Desligados e Ativos Ociosos: Não havia integração automatizada com o departamento de RH para monitorar o desligamento de colaboradores. Como resultado, linhas telefônicas e dispositivos permaneciam ativos para ex-funcionários, gerando desperdício e brechas de segurança.
Falta de Rastreabilidade e Governança: Ausência de dados claros para monitorar o uso adequado de linhas e aparelhos corporativos, além da falta de padronização na emissão de Termos de Responsabilidade.
As Soluções Implementadas
Foi desenvolvida e implantada uma arquitetura de soluções integradas e automatizadas (end-to-end), cobrindo as seguintes frentes:
Auditoria Contínua e Gestão Financeira de Faturas
Auditoria Automatizada: Verificação minuciosa e automatizada de todas as cobranças emitidas pelas operadoras para identificar cobranças indevidas, serviços não contratados e duplicidades de pagamento.
Centralização do Fluxo de Pagamentos: Automação da coleta de faturas, validação de vencimentos e encaminhamento correto para pagamento, garantindo liquidação dentro do prazo e zerando juros e multas.
Automação de Rateio por Nota Fiscal: Algoritmo que realiza a divisão e o repasse automatizado dos custos por filial, centro de custo e CNPJ, otimizando a contabilidade corporativa.
Reestruturação Contratual e Otimização de Custos
Adequação de Planos Móveis: Revisão dos contratos vigentes com as operadoras e adequação às necessidades reais de consumo de voz e dados das equipes.
Expansão do Escopo de Gestão: Inclusão do monitoramento e controle unificado de serviços de telefonia fixa e links de dados corporativos na mesma plataforma centralizada.
Governança de Ativos, Inventário e Segurança
Integração do Controle de Desligados: Automatização do rastreamento de alterações no quadro de colaboradores para encerramento ou reatribuição imediata de linhas e recolhimento de dispositivos corporativos.
Base Unificada de Cadastros e Termos Digitais: Implantação de um portal único para cadastramento de inventário, acompanhamento de requisições e emissão de Termos de Responsabilidade com assinatura digital.
Rastreabilidade e Segurança de Informações: Monitoramento analítico de utilização das linhas, permitindo identificar acessos ou padrões de chamadas em desconformidade com as políticas corporativas.
Resultados Obtidos
A implementação da solução trouxe ganhos expressivos tanto do ponto de vista financeiro quanto operacional:
Resultados Quantitativos:
R$ 71.000,00 de Retorno Financeiro Direto: Recuperação de valores e contestação de cobranças indevidas identificadas pela auditoria de faturas.
Eliminação de 100% das Multas por Atraso: Regularização do fluxo de conferência e pagamento, evitando penalidades financeiras recorrentes.
Redução Significativa da Fatura Mensal: Economia contínua de custos de telecomunicações a partir da otimização dos pacotes de mobilidade e cancelamento de serviços ociosos.
Resultados Qualitativos:
Desoneração da Equipe Técnica: Redução da carga operacional do time interno, liberando os profissionais para atividades estratégicas e focadas no core business.
Centralização e Transparência Multissite: Gestão totalmente transparente e padronizada entre filiais e múltiplos CNPJs.
Total Controle de Ativos: Mapeamento preciso do ciclo de vida de cada dispositivo (notebooks, smartphones e chips), do envio ao recolhimento no desligamento.
Maior Previsibilidade Orçamentária: Relatórios e dashboards atualizados em tempo real, permitindo aos gestores projetar gastos e identificar desvios com agilidade.
4. Conclusão e Próximos Passos
A automação dos processos de TI e Telecom reestruturou a governança da empresa de infraestrutura de telecomunicações, transformando uma área anteriormente onerosa e descentralizada em um modelo de alta eficiência financeira e operacional.
Com a consolidação desta base de dados confiável, a empresa expandiu o escopo de gestão para abranger o ciclo completo de vida de hardwares corporativos (notebooks, telefonia fixa e links de dados), garantindo escalabilidade com previsibilidade de custos para os próximos anos.
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