O que é Telecom Expense Management (TEM)?

Telecom Expense Management (TEM) é a gestão estruturada das despesas e dos serviços de telecomunicações de uma empresa. A abordagem reúne processos e tecnologias para controlar faturas, contratos, serviços, utilização, inventário e custos de telecom, permitindo identificar cobranças indevidas, desperdícios e oportunidades de otimização.

Em empresas com grande volume de linhas, dispositivos, contratos e fornecedores, o TEM centraliza essas informações e oferece maior visibilidade sobre onde e como os recursos de telecomunicações estão sendo utilizados. Dessa forma, a área de TI, Telecom e Finanças consegue melhorar o controle dos gastos, o planejamento orçamentário e a governança dos serviços contratados.

Como funciona o Telecom Expense Management?

O TEM organiza informações que normalmente ficam distribuídas entre operadoras, contratos, faturas, sistemas internos, planilhas e diferentes áreas da empresa.

Na prática, a gestão pode envolver:

• Gestão de faturas: recebimento, conferência, pagamento e acompanhamento dos gastos.
• Auditoria de cobranças: comparação entre valores faturados, contratos e serviços efetivamente contratados.
• Gestão de contratos: acompanhamento de valores, vigências e condições contratuais.
• Gestão de utilização: análise do consumo e identificação de usuários, departamentos ou serviços que representam maiores gastos.
• Rateio de custos: distribuição das despesas por centro de custo, departamento, filial ou outras estruturas organizacionais.
• Gestão de ativos: controle de linhas, dispositivos e demais recursos relacionados à operação de Telecom.

O objetivo é transformar dados de telecomunicações em informações confiáveis para controle operacional e tomada de decisão.

Para que serve o TEM?

O principal objetivo do Telecom Expense Management é proporcionar controle e visibilidade sobre os custos de telecomunicações, reduzindo perdas e tornando a gestão mais eficiente.

Entre os problemas que uma estratégia de TEM pode ajudar a tratar estão:

• cobranças divergentes dos contratos;
• serviços contratados que não são mais utilizados;
• dificuldade para identificar os maiores ofensores de custos;
• processos manuais de conferência de faturas;
• falta de visibilidade dos gastos por área ou centro de custo;
• dificuldade no acompanhamento de contratos e vencimentos;
• informações fragmentadas entre diferentes fornecedores e sistemas.

Assim, o TEM não se limita à conferência de contas telefônicas. Ele envolve a gestão contínua dos custos, contratos, utilização e recursos de telecomunicações.

Quais são os benefícios do Telecom Expense Management?

Para organizações com ambientes complexos de Telecom, os principais benefícios estão relacionados a visibilidade, controle, eficiência e governança financeira.

A gestão estruturada permite acompanhar os gastos por diferentes dimensões, identificar divergências, apoiar contestações junto aos fornecedores, melhorar o planejamento orçamentário e aumentar a transparência sobre a utilização dos serviços.

Outro benefício importante é a integração das informações. Em vez de analisar faturas, contratos, inventários e dados de utilização de maneira isolada, a empresa pode relacionar essas informações para obter uma visão mais completa dos custos de Telecom.

Como a ATIVU apoia a gestão de Telecom Expense Management?

O ATIVUControl é uma solução de gestão de custos e ativos de TI e Telecom que incorpora funcionalidades de Telecom Expense Management (TEM). A plataforma centraliza informações e pode atuar como orquestradora das ferramentas de gestão existentes na organização.

No contexto de Telecom, o ATIVUControl oferece recursos para gestão de faturas e pagamentos, auditoria de valores faturados versus contratos, gestão de contratos e orçamento, análise de utilização, identificação de maiores ofensores, rateio por centro de custo e integração com sistemas legados, incluindo sistemas de tarifação e PABX.

A solução também permite relacionar a gestão de Telecom à gestão de ativos e custos de TI, proporcionando uma visão mais integrada do ambiente tecnológico.

Existe experiência da ATIVU com Telecom Expense Management?

Sim. A ATIVU apresenta cases relacionados à gestão de custos de Telecom utilizando o ATIVUControl.

Em um case publicado pela empresa, uma organização enfrentava dificuldades relacionadas ao controle de custos e à auditoria de serviços de Telecom. A utilização do ATIVUControl permitiu estruturar processos de auditoria, controle de faturas, rateios e gestão dos gastos, além de apoiar negociações e contestações junto às operadoras. O case documenta, entre outros resultados, a recuperação de valores pagos indevidamente.

A ATIVU também documenta um caso de automação de rateios financeiros, com distribuição dos custos entre filiais, centros de custo e diferentes CNPJs, reforçando a aplicação do TEM em ambientes corporativos com estruturas financeiras complexas.

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