Tendo em vista a inevitável dependência de tecnologia no mercado, a gestão eficiente do inventário de TI se tornou fundamental para o sucesso das empresas, independentemente do seu ramo de atuação.
Compreender e implementar um inventário de TI pode transformar a maneira como sua empresa gerencia seus ativos tecnológicos para, sobretudo, uma operação mais estratégica e livre de dores de cabeça e manutenções inesperadas.
Neste artigo, abordaremos tudo o que você precisa saber sobre o inventário de TI, desde o conceito e a importância até as melhores práticas e o momento ideal para realizá-lo.
Índice:
- O que é inventário em TI?
- Como funciona o inventário de TI?
- Como fazer um inventário de TI?
- Que informações devem constar no inventário de TI?
- Quais são as melhores práticas para gerenciar inventário de TI?
- Quando o inventário de TI deve ser feito?
- O inventário de TI deve ser monitorado?
- Como a Ativu pode te ajudar a gerir o seu inventário de TI?
O que é inventário em TI?
O inventário de TI é uma lista de todos os recursos tecnológicos de uma empresa, incluindo hardware, software e até mesmo os usuários finais, junto aos seus detalhes mais importantes para o setor.
Com essas informações bem documentadas, a empresa obtém um melhor controle de seus ativos de tecnologia, o que leva a uma administração mais estratégica e facilita a manutenção.
Como funciona o inventário de TI?
O inventário de TI funciona como uma base de dados centralizada que armazena informações detalhadas sobre cada um dos ativos de tecnologia da empresa e permite a visualização do ciclo de vida de cada item, desde a aquisição até a sua desativação.
A categorização mais comum dos ativos é feita em três grupos principais: hardwares, softwares e usuários.
- Hardwares: incluem dispositivos físicos como desktops, notebooks e servidores;
- Softwares: abrangem sistemas de gestão e aplicativos;
- Usuários: referem-se aos profissionais que utilizam esses recursos.
Por que deve ser feito o inventário de TI?
Realizar um inventário de TI permite, em primeiro lugar, prever e solucionar problemas antes que eles se agravem, aumentando a vida útil dos equipamentos e evitando gastos desnecessários com substituições prematuras.
Com um inventário atualizado, o gerenciamento dos prazos de garantia e manutenção se tornam melhores, os direitos junto aos fornecedores podem ser preservados e as revisões são realizadas a tempo.
A existência do inventário também facilita a segurança dos dados corporativos ao identificar e remover softwares obsoletos que podem comprometer a infraestrutura, além de fornecer um panorama claro das necessidades de TI da empresa para decisões estratégicas sobre atualizações e expansões.
Como fazer um inventário de TI?
Para criar um inventário de TI eficaz, é de suma importância seguir um processo estruturado que assegure a precisão e a eficiência na gestão dos ativos tecnológicos, por isso, separamos alguns passos para esse processo:
- Identificação dos Ativos: Liste todos os ativos de TI da empresa, incluindo servidores, computadores, dispositivos móveis, impressoras, software e redes e registre informações técnicas detalhadas para cada um deles. Isso inclui especificações do hardware, versões de software, números de série, endereços IP, localização física e qualquer outro dado relevante que ajude na identificação e gestão dos recursos.
- Nomeação e Rotulagem: Crie um esquema de nomeação para todos os ativos e rotule-os adequadamente a partir de um padrão lógico para garantir que cada item seja identificado de maneira única e eficiente, facilitando o controle e a localização.
- Proprietário Responsável: Atribua a responsabilidade de cada ativo a um indivíduo ou departamento específico a fim de que haja supervisão adequada e que qualquer problema ou necessidade de manutenção possa ser facilmente rastreado e gerenciado.
- Utilização de Software de Gestão: É importante utilizar um software específico para a gestão do inventário pois eles ajudam a organizar e monitorar os ativos de forma mais eficiente do que planilhas manuais, especialmente em empresas com um grande volume de equipamentos. Uma ótima opção para a gestão de recursos e ativos são as opções da empresa Ativu, com soluções especializadas em acompanhamento de ciclo de vida dos ativos.
- Atualização e monitoramento contínuo: Com um monitoramento contínuo do inventário e o estabelecimento de um processo regular para atualizar as informações, ele permanecerá preciso e útil por um longo tempo.
Que informações devem constar no inventário de TI?
Um inventário de TI completo precisa conter uma variedade de informações estratégicas sobre cada ativo para garantir uma gestão precisa e eficiente.
As principais informações que podem constar no inventário referente à cada item incluem:
- Descrição do Ativo: Nome e descrição do equipamento, software ou recurso.
- Número de Série/Identificação Única: Identificador exclusivo para cada item.
- Categoria e Tipo de Ativo: Classificação do ativo a partir da divisão mencionada de hardware, software ou usuário ou outras distinções.
- Data de Aquisição: Quando o ativo foi adquirido.
- Custo de Aquisição: Valor pago pelo ativo no momento da compra.
- Localização Física: Local onde o ativo está instalado ou armazenado.
- Estado de Conservação: Status da condição atual do ativo.
- Proprietário Responsável: Pessoa ou departamento responsável pelo ativo.
- Vida Útil Estimada: Tempo estimado de uso do ativo antes de precisar ser substituído.
- Garantia/Contrato de Manutenção: Detalhes sobre garantias e contratos de manutenção vigentes.
- Licenças de Software: Informações sobre licenças, validade e termos de uso quando se tratam de softwares.
- Configuração e Especificações Técnicas: Detalhes técnicos, como modelo e características do hardware.
- Histórico de Manutenção: Registros das manutenções realizadas no ativo.
Essas informações são algumas possibilidades para a gestão eficiente dos ativos de TI, facilitando a tomada de decisões estratégicas, o planejamento orçamentário e a conformidade com regulamentações e normas contábeis.
Quais são as melhores práticas para gerenciar inventário de TI?
O gerenciamento de um inventário de TI de maneira otimizada envolve a adoção de práticas voltadas à precisão, eficiência e a capacidade de acompanhamento em mudanças.
Por isso, nós listamos algumas dicas para otimizar a gestão do seu inventário de TI:
- Armazene na Nuvem: Mantenha o inventário de TI acessível em um serviço de armazenamento na nuvem para que o documento esteja disponível para todos os colaboradores relevantes, independentemente de sua localização.
- Mantenha-o atualizado: É de suma importância para pleno funcionamento do inventário que ele esteja atualizado, sobretudo quando se tratam de novas aquisições, mudanças de local, manutenções e outros ajustes.
- Crie Relatórios Personalizados: Utilize a capacidade das ferramentas de gestão de equipamentos para gerar relatórios personalizados que ajudam a tomar decisões baseadas em dados sobre manutenção, aquisições e investimentos futuros.
- Capacite e Envolva a Equipe: Treine a equipe para garantir que todos compreendam a importância do inventário e saibam como consultá-lo e manuseá-lo corretamente.
Quando o inventário de TI deve ser feito?
O momento ideal para realizar um inventário de TI é agora.
Independentemente do porte da empresa ou da quantidade e qualidade dos ativos, a construção de um inventário de TI é essencial para uma gestão eficaz de tecnologia e dentre os momentos onde a necessidade se torna mais evidente, podemos citar:
- Início das Operações: Se sua empresa está começando suas atividades ou implementando novos sistemas de TI, é crucial estabelecer um inventário de TI desde o início para ter um controle adequado dos ativos.
- Mudanças Significativas: Sempre que houver mudanças significativas, como expansão da empresa, atualização de equipamentos ou aquisição de novos softwares, é o momento perfeito para revisar e atualizar o inventário existente.
O inventário de TI deve ser monitorado?
Sim, o inventário de TI deve ser monitorado regularmente para garantir que as informações permaneçam precisas e confiáveis, refletindo a realidade da empresa e caso contrário, a tomada de decisões que necessita de dados reais pode ser prejudicada.
Como a Ativu pode te ajudar a gerir o seu inventário de TI?
A Ativu oferece soluções integradas para a gestão de custos e ativos de TI, proporcionando uma plataforma robusta para o controle e monitoramento eficiente dos seus recursos tecnológicos.
Com nossa expertise, ajudamos sua empresa a otimizar o uso de seus ativos, reduzir custos e garantir a conformidade regulatória.
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Conclusão
A implementação de um inventário de TI atualizado e detalhado ajuda a identificar e solucionar problemas mais rapidamente, por isso, tem sido uma prática vital entre empresas que desejam garantir a eficiência operacional e a segurança dos seus ativos tecnológicos.
Com a Ativu, você pode contar com soluções especializadas que facilitam o gerenciamento dos seus recursos tecnológicos, reduzindo custos e otimizando processos.
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