A gestão de contratos representa uma prática integrativa, de natureza multidepartamental, responsável pelo acompanhamento dos acordos empresariais desde sua elaboração até o arquivamento.
Neste aspecto, empregando ferramentas especializadas e adotando práticas de controle, a empresa adquire maior resiliência, sustentabilidade, segurança jurídica e competitividade no mercado.
Neste artigo exclusivo, a ATIVU explica tudo sobre a gestão de contratos: conceito, funcionamento, importância, etapas e implementação de ferramentas inteligentes. Continue no artigo e tenha uma ótima leitura!
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos é uma prática organizacional integrativa e multidepartamental, focada em supervisionar acordos contratuais desde a concepção até sua conclusão.
Esta prática envolve o delineamento de termos, a negociação e o acompanhamento sistemático para assegurar conformidade, eficácia e segurança. Nesse sentido, potencializa o controle operacional, otimizando investimentos e mitigando potenciais riscos.
Para que seja possível é necessário, portanto, a implementação de ferramentas estratégicas, como softwares especializados para aprimorar a visibilidade e o gerenciamento.
O resultado alcançado pelas empresas encontra-se no fortalecendo de uma posição negociadora, sustentação de eficiência operacional, com redução de custos e a garantia de cumprimento contratual, representando elemento-chave na governança corporativa.
Como funciona a gestão de contratos?
Esta gestão ocorre de maneira contínua, em um ciclo de atividades que se inicia na avaliação, análise e elaboração do contrato, passando por negociação, aprovação, monitoramento e renovação ou encerramento.
A partir de softwares especializados, as empresas mantêm registros detalhados, rastreando as obrigações e prazos, assim como garantindo a conformidade em todo o ciclo de vida do acordo.
Por este aspecto, em cada etapa os gestores responsáveis analisam o desempenho e os potenciais riscos, otimizando a vigência do contrato e tomando decisões informadas.
Dessa forma, a gestão maximiza eficácia e valor dos contratos, qualificando o controle financeiro, a eficiência operacional e a segurança jurídica, impactando positivamente na estratégia do negócio e na sustentabilidade empresarial.
Qual a sua importância?
A sua importância reside na capacidade de oferecer um controle atento e crítico sobre toda a relação contratual, assegurando que os acordos estejam alinhados com as políticas e metas da empresa, assim como a legislação vigente.
Com uma gestão eficiente, as empresas minimizam riscos legais e financeiros, evitam cenários de exposição a risco, garantindo o cumprimento de prazos e prestações, assim como melhorando as relações comerciais e a transparência com parceiros.
Por isso, este tipo de gestão centrada nos contratos qualifica a performance do negócio por meio da otimização de recursos e suporte a decisões estratégicas. Aspectos essenciais para um crescimento sustentável, rentabilidade, elasticidade empresarial, resiliência e competitividade.
Quais são as etapas da gestão de contratos?
A gestão eficiente e ativa dos contratos consiste, convencionalmente, das seguintes etapas:
· Solicitação do contrato: demanda enviada ao departamento jurídico e de gestão
· Análise e elaboração: compreensão das necessidades, análise técnico-jurídica de acordo com a legislação competente e elaboração de uma minuta inicial
· Negociação: apresentação das obrigações, negociação e alinhamento dos termos
· Aprovação: definição do contrato e envio à assinatura
· Assinatura: início da vigência do contrato
· Vigência e monitoramento: implementação das obrigações e acompanhamento
· Encerramento e arquivamento: finalização do contrato e devido armazenamento do banco de dados e arquivo da empresa
Como fazer a gestão dos contratos?
De modo que a gestão ocorra de maneira atenta e crítica alguns instrumentos e práticas são necessárias, desde a etapa de solicitação até o arquivamento do contrato.
O acompanhamento e gestão devem ser articulados por práticas de integração departamental, de modo que todos os setores envolvidos na execução do contrato tenham ciência de seus status, assim como de sua vigência.
Desse modo, o emprego de softwares especializados auxilia na gestão. Estas ferramentas otimizam todas as etapas, concedendo maior controle, segurança e atenção às fases do ciclo de gerenciamento dos contratos.
Além destes aspectos, é prudente contar com canais de comunicação ágil, práticas seguras de arquivamento e acesso aos dados, monitoramento contínuo, alinhamento de times e alinhamentos recorrentes.
Por que investir na gestão de contratos?
Investir na gestão de contratos representa um movimento estratégico para as empresas, de modo a aprimorar a sua eficiência, segurança jurídica e rentabilidade.
A prática assegura não só a conformidade legal e a execução adequada dos termos, mas também promove uma administração de riscos qualificada e atenta aos potenciais cenários prejudiciais ao negócio, antecipando cenários e aumentando a resiliência empresarial.
Com isso, evitam-se custos associados a atrasos, multas ou litígios. Ou seja, a gestão inteligente potencializa a performance dos acordos e maximiza os benefícios mútuos, assim como fortalece a governança e a confiabilidade da marca.
Em uma era de complexidades e imprevisibilidades crescentes, a gestão de contratos torna-se um investimento crucial para a sustentabilidade e a competitividade empresarial.
Conheça a ATIVU
Conheça a ATIVU, sua parceira rumo à excelência na gestão de contratos e sustentabilidade econômica.
Oferecemos às empresas uma plataforma completa que integra todos os elementos cruciais da gestão de inventário a contratos em TI.
Ao centralizar o gerenciamento de ativos tecnológicos, faturas e contratos, a ATIVU permite às empresas maior transparência, eficiência operacional e controle financeiro, redução de custos e otimização da utilização de recursos.
O ATIVUControl possibilita o monitoramento de contratos de TI e Telecom, garantindo que cada acordo seja cuidadosamente gerido, desde a execução até a renovação ou encerramento.
Conte com a ATIVU e possibilite o aumento de seu retorno financeiro por meio de uma gestão transformadora e estratégica. Entre em contato com nosso time de atendimento e confira nossos serviços e produtos!
Conclusão
Neste artigo exclusivo da ATIVU você aprendeu sobre o conceito, funcionamento, importância, etapas e quais ferramentas empregadas em uma gestão de contratos eficiente e assertiva.
Esta prática, como vimos, engloba um conjunto de atividades, práticas, estratégias e recursos desde a elaboração do acordo até seu devido arquivamento no banco de dados da empresa.
Cada etapa, portanto, deve ser acompanhada de práticas ágeis, que garantam maior controle, assim como maior segurança jurídica, rentabilidade, sustentabilidade e competitividade da empresa.
