A eficiência operacional e a transparência na gestão de ativos de telecomunicações são desafios críticos tanto na iniciativa privada quanto na administração pública. Quando processos complexos dependem de ferramentas descentralizadas e manuais, a organização fica vulnerável a cobranças indevidas, falta de controle patrimonial e gargalos de produtividade.
Neste caso de sucesso, apresentamos como o Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional (MIDR) transformou radicalmente o seu ecossistema de telecomunicações. Substituindo controles manuais por uma solução integrada de software de TEM (Telecom Expense Management) e suporte operacional especializado, o órgão atingiu um nível inédito de governança e fidedignidade de dados.
O Cliente: Coordenação de Serviços Gerais (CSG) do MIDR
O Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional (MIDR) atua em frentes estratégicas para o desenvolvimento nacional. A responsabilidade por gerenciar toda a infraestrutura que viabiliza a comunicação interna e externa do órgão compete à Coordenação de Serviços Gerais (CSG), liderada neste projeto pelos coordenadores Paulo Augusto Souza Bandeira e Henrique Silva Campos Junior.
Desafio: Migração de Escopo para a Logística e Inventário sem Rastreabilidade
O cenário inicial do MIDR envolvia uma mudança estrutural profunda: a submissão e a gestão dos contratos de telefonia (fixa e móvel), videoconferência e CFTV foram transferidas estrategicamente da diretoria de TI para o setor de Logística. Essa transição trouxe um desafio imediato: a equipe de Logística precisava assumir o controle técnico de uma infraestrutura robusta sem possuir expertise nativa em tecnologia da informação.
Os principais obstáculos enfrentados pelo órgão eram:
Controle Precário por Planilhas: A gestão do inventário era realizada dentro de uma plataforma estruturada no Excel. O modelo limitava a automação e dificultava consultas consolidadas e seguras em tempo real.
Inventário Complexo e Descentralizado: O Ministério possuía uma volumetria de aproximadamente 4.000 ativos, englobando aparelhos de telefonia fixa, smartphones corporativos, chips modems, tablets e um ranger técnico de 2.000 ramais.
Esforço Operacional Desgastante: Como o controle no Excel apresentava lacunas, a equipe de gestão precisava realizar a recontagem física completa do quantitativo de aparelhos armazenados no estoque a cada mudança de depósito para certificar que os dados físicos batiam com o sistema.
Subutilização de Contratos Anteriores: Nos cinco anos anteriores, o MIDR manteve um contrato com outra prestadora (Telemicro), mas a plataforma contratada era subutilizada por desconhecimento técnico das funcionalidades, limitando-se quase que exclusivamente a submeter contas para auditoria burocrática.
Evolução do Conceito de Ativo: A equipe precisou amadurecer a percepção de que componentes puramente de telecomunicação, como o intervalo de ramais digitais espetados na rede, convertem-se e exigem gerenciamento rigoroso como ativos de TI.
A Solução: Solução Integrada de Software de TEM e Apoio Técnico Dedicado
Para solucionar o problema estrutural do órgão, a contratação foi modelada com base na Instrução Normativa nº 5 (IN5) como um serviço comum conduzido pela Logística. A Ativu implementou uma abordagem integrada, unindo tecnologia especializada e capital humano qualificado.
A solução baseou-se em dois pilares indissociáveis: o software TAM (Telecom Asset Management) / TEM (Telecom Expense Management) e o apoio de uma equipe residente composta por um analista e dois técnicos operacionais especializados.
1. Saneamento e Homologação do Inventário em 30 Dias
Durante o primeiro mês de implantação, a equipe dedicada realizou um levantamento completo de todos os bens (telefones, chips, tablets e ramais). O processo permitiu purificar as inconsistências do passado e alimentar o sistema com um número consolidado, auditável e 100% confiável.
2. Setorização por Centros de Custo
A plataforma foi configurada para mapear de forma milimétrica o quanto cada departamento ou unidade do ministério demanda dentro dos contratos de telefonia. Isso trouxe previsibilidade orçamentária e responsabilização pelo consumo de cada subunidade.
3. Precificação Transparente por Ativo Realizado
Diferente das práticas comuns de mercado que cobram por faixas (ranges) estimadas de ativos, o planejamento junto à Ativu consolidou um modelo adequado às exigências da administração pública: o pagamento unitário por ativo real efetivamente gerenciado dentro da plataforma (com teto estipulado de até 4.000 ativos). Dessa forma, o MIDR passou a cumprir rigorosamente o dever legal de pagar estritamente pelo que consome.
4. Gestão de Histórico e Movimentação em Tempo Real
A ferramenta passou a catalogar todo o histórico de remanejamento dos dispositivos. Se um smartphone é transferido de um servidor para outro, ou despachado para uma unidade em outro estado da federação, a rota de movimentação fica registrada de maneira sistematizada, auditável e rastreável.
Os Resultados: Eficiência, Confiabilidade e Retorno Financeiro
A sinergia entre o software de TEM e o time operacional gerou impactos diretos na rotina e no orçamento do MIDR, resultando em avaliações de excelência por parte dos fiscais e gestores do contrato.
Retorno Econômico e Auditoria de Faturas Implacável
Com a equipe atuando diretamente no monitoramento e processamento de faturas dentro do sistema, o MIDR passou a identificar divergências tarifárias cobradas incorretamente pelas operadoras logo após o fechamento mensal.
Os gestores destacaram episódios práticos em que análises céleres extraídas pela equipe técnica localizaram distorções pontuais de pequenos valores (como cobranças indevidas de R$ 10,00 em linhas específicas). O controle estrito permitiu contestar faturas com embasamento fidedigno e aplicar glosas técnicas contra prestadoras por falhas de atendimento de chamados ou descumprimento de SLAs.
Blindagem contra Crises e Segurança Institucional
A expertise da equipe dedicada da Ativu comprovou-se estratégica em situações de incidentes graves. Durante uma queda de sinal importante na telefonia que durou quase um dia e meio, a Secretaria Executiva cobrou diretamente os diretores da Logística exigindo explicações.
Graças ao conhecimento aprofundado dos analistas residentes da Ativu, mapeou-se em tempo recorde que a raiz do problema não estava na telefonia, mas em uma desconfiguração no firewall executada pela Diretoria de TI. Com essa informação técnica precisa, a Logística pôde responder à alta gestão com segurança, eliminando desgastes políticos e ruídos institucionais injustos.
Redução Drástica do Esforço de Gestão
A automação eliminou gargalos operacionais analógicos. O monitoramento contínuo dispensou a necessidade das exaustivas recontagens físicas em estoque a cada movimentação de depósito, gerando um ganho massivo de produtividade para os fiscais do contrato.
Foco na Sustentabilidade e no Futuro da Comunicação
Com o sucesso do projeto, o MIDR planeja seus próximos passos focando em uma comunicação sólida, longeva e sustentável ao longo do tempo. O planejamento estratégico prevê manter a plataforma Ativu como base para gerenciar as futuras evoluções tecnológicas do ministério (como a substituição de sistemas legados por softphones integrados e registros de licenças), garantindo que a Logística permaneça como uma unidade de excelência em gestão pública.
Depoimento dos Gestores
“Nota 10 para a ferramenta e 10 para a equipe também, porque a equipe tá muito bem formada. Se a gente tivesse apenas o software operado por servidores nossos, talvez não tivéssemos a mesma assertividade. A expertise da equipe faz a diferença. Se você está considerando, contrate a ferramenta, mas se não tiver gente especializada, contrata já a equipe toda junto.”
— Paulo Augusto Souza Bandeira, Coordenador de Serviços Gerais (CSG/MIDR)
“Do ponto de vista operacional e de gestão, teve um ganho na confiabilidade da ferramenta de ser auditável e rastreável. A telefonia antigamente nos fazia perder um pouco de cabelos aqui, mas hoje trabalhamos num nível de confiança muito mais elevado. Eu consigo chegar em casa e dormir com um pouquinho mais de tranquilidade.”
— Henrique Silva Campos Junior, Coordenador de Serviços Gerais (CSG/MIDR)
Resumo do Impacto em uma Frase:
“Maior confiabilidade e eficiência na gestão de ativos.”
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