O gerenciamento de contratos tem um papel fundamental para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do setor de atuação, pois abarca desde a automação de processos e a proteção de informações até o cumprimento de normas internas e externas.
Conforme as empresas se envolvem em uma quantidade cada vez maior de acordos com fornecedores, clientes, parceiros e colaboradores, a necessidade de gerenciamento desses contratos se torna ainda mais evidente.
Nesse artigo, veremos a importância do gerenciamento de contratos para as empresas, as etapas envolvidas no processo, melhores práticas para cumprimento das condições e como a Ativu pode auxiliar na sua gestão de contratos do setor de T.I.
O que é gerenciamento de contrato?
Gerenciamento de contrato é o conjunto de práticas, procedimentos e ferramentas utilizadas para criar, supervisionar e garantir a execução de acordos entre partes envolvidas em um contrato, assegurando que todos os termos e condições estipulados sejam cumpridos.
Esse processo abrange todo o ciclo de vida de um contrato, desde a fase de planejamento até o seu encerramento ou renovação. Também se relaciona com a definição de cronogramas com prazos e o cumprimento das obrigações financeiras e legais.
Qual a sua importância para as empresas?
A importância do gerenciamento de contratos para as empresas se justifica por sua função primordial de regular e formalizar as relações com colaboradores, fornecedores, clientes e parceiros.
Uma gestão eficiente de contratos garante que as obrigações e direitos das partes sejam claramente definidas e que as entregas sejam realizadas conforme o combinado, o que evita disputas legais, prejuízos financeiros e/ou danos à reputação da empresa.
Quais são as principais etapas da gestão de contratos?
A gestão de contratos segue um fluxo bem definido, que se desdobra em determinadas etapas com importância e características específicas.
Acompanhe o detalhamento de cada uma delas:
1 – Planejamento
O planejamento é a fase inicial para um bom gerenciamento de contratos, aqui são definidas as condições gerais do acordo, como os objetivos, responsabilidades, prazos, valores e qualquer outra cláusula que necessite ser acordada entre as partes.
2 – Negociação
No momento da negociação, as partes envolvidas discutem e ajustam os termos do contrato e é fundamental que as cláusulas sejam claras e que ambas as partes cheguem a um consenso sobre o que é esperado de cada uma.
A negociação deve ser conduzida de maneira estratégica e ágil, para evitar demoras que atrapalham o fluxo de trabalho e prejudicam a relação comercial.
3 – Revisão, se Necessário
Mesmo após uma negociação bem-sucedida, é comum que surjam necessidades de revisão para mitigar riscos, corrigir ambiguidades ou adaptar o contrato a novas realidades.
Independentemente do motivo, a revisão do contrato deve ser feita de forma criteriosa, garantindo que todas as alterações sejam documentadas e aprovadas pelas partes envolvidas.
4 – Aprovação
Após a negociação e revisão, o contrato segue para a etapa de aprovação, onde normalmente é validado por todas as partes, muitas vezes necessitando de uma avaliação jurídica para garantir que esteja em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
5 – Assinatura
A assinatura é a fase que oficializa o contrato, quando ele entra em vigor de fato e se torna legalmente vinculativo e assim as obrigações acordadas são cumpridas.
6 – Armazenamento
Após a assinatura, o contrato precisa ser armazenado de forma segura e acessível para que seja consultado a qualquer momento, para monitorar o cumprimento das cláusulas ou fornecer suporte em caso de disputas ou auditorias.
Atualmente, as soluções digitais de armazenamento são preferíveis, pois permitem uma gestão mais eficiente, segura e um acesso descentralizado aos contratos.
7 – Encerramento ou Renovação
A última etapa do ciclo de vida de um contrato é o seu encerramento ou renovação, quando todas as obrigações foram cumpridas e o contrato chega ao fim.
Nessa fase, é importante verificar se todas as entregas foram realizadas conforme o acordado e se há a necessidade de extensão ou renovação do contrato, que por sua vez, envolve a negociação de novos termos, e a extensão do prazo de vigência.
Como realizar gerenciamento de contrato nas empresas?
Para realizar um gerenciamento de contratos eficiente é necessário adotar uma abordagem estruturada e bem planejada e dentre os passos essenciais, podemos citar:
- Defina um processo claro: estabeleça etapas detalhadas para cada fase do ciclo de vida do contrato, para que todos os envolvidos sigam o mesmo fluxo de trabalho e que nenhuma etapa seja negligenciada;
- Aproveite ferramentas tecnológicas: plataformas de gestão de contratos são fundamentais para automatizar tarefas repetitivas, monitorar prazos, gerenciar revisões e armazenar documentos de forma segura;
- Treine a equipe: assegure que todos os membros do time responsável pelo gerenciamento de contratos estejam familiarizados com as melhores práticas e com as ferramentas que serão utilizadas;
- Monitore e revise periodicamente: realize revisões regulares dos contratos em andamento e mantenha reuniões frequentes para discutir o progresso, identificar possíveis problemas e implementar melhorias.
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Conclusão
Com a complexidade crescente dos ambientes de negócios modernos, investir em um bom gerenciamento de contratos vai além de uma questão de conformidade, se tornando também uma estratégia para garantir a longevidade e a conformidade legal da empresa.
Seguindo as etapas fundamentais de planejamento, negociação, revisão, aprovação, assinatura, armazenamento e encerramento ou renovação, as empresas podem otimizar seu tempo e colaborar para o cumprimento de todas as obrigações contratuais.
Para alcançar a excelência na gestão de contratos, contar com parceiros como a Ativu faz toda a diferença, oferecendo as ferramentas e o suporte necessários para otimizar processos e resultados.
