A auditoria de faturas representa um processo de verificação detalhada e crítica da movimentação e faturamento pregresso da empresa, tendo em vista a identificação de inconformidades e otimização da saúde financeira do negócio.
Por este aspecto, integra as políticas de compliance e governança corporativa, impactando positivamente em todo o ecossistema da empresa, sua relação com fornecedores, clientes e parceiros.
Neste artigo exclusivo, a ATIVU explica como qual o conceito, importância e como realizar estes processos de auditoria de maneira ágil, assertiva e com maior controle por meio de soluções inovadoras.
Continue no artigo e tenha uma ótima leitura!
O que é auditoria de faturas?
A auditoria de faturas é um processo de avaliação crítica e detalhada que prevê a revisão e verificação das faturas emitidas por fornecedores ou prestadores de serviços, comparando-as com os serviços efetivamente prestados ou produtos fornecidos.
Esta ação tem por objetivo assegurar a precisão das informações de movimentação financeira, contábil, fiscal e tributárias das empresas, tendo em vista a relação entre as cobranças realizadas, os contratos estabelecidos e os pagamentos efetivamente registrados.
Por este aspecto, durante a auditoria cada item da fatura é cuidadosamente avaliado.
Estas informações são colocadas em contexto, sendo cruzadas como quantidades, preços unitários, descontos aplicados, condições contratuais, entre outros aspectos, com os registros internos da entidade que está sendo cobrada.
Neste balanço avaliativo, as possíveis discrepâncias podem incluir erros de cálculo, cobranças duplicadas ou serviços não realizados.
A auditoria de faturas representa uma ferramenta de governança corporativa essencial, proporcionando tanto a otimização da saúde financeira da empresa, assim como fortalece as práticas de compliance do negócio.
Qual a importância de realizar auditoria de faturas?
Realizar auditoria de faturas é uma prática de gestão financeira que promove a integridade econômica das empresas, representando uma ferramenta essencial de controle de custos e de otimização do fluxo de caixa.
Sua importância, portanto, se encontra primeiramente na prevenção e identificação de erros, tais como cobranças excessivas, duplicidades ou despesas não autorizadas, mitigando assim o risco de pagamentos indevidos e possíveis fraudes.
Ao implementar esses processos de auditoria de modo regular, a organização incentiva a assertividade das operações financeiras, uma vez que confirma se os cálculos das faturas estão em conformidade com os termos acordados nos contratos.
Isso promove uma relação de confiança e transparência entre as partes envolvidas, potencializando negociações e parcerias em longo prazo, assim como potencialmente aumenta a percepção de valor da marca.
Do ponto de vista estratégico, estes processos contribuem para a eficiência operacional, pois auxiliam na detecção de padrões de uso ineficientes de recursos ou deficiências que, quando corrigidas, possibilitam uma gestão financeira otimizada.
Em paralelo, a auditoria também fornece insights valiosos para o planejamento financeiro e orçamentário, alimentando o sistema de gestão de controle interno com dados confiáveis para tomadas de decisão estratégicas.
Portanto, a auditoria nos processos de faturamento e registro é um elemento-chave na governança corporativa, alinhando interesses econômicos e princípios de transparência e responsabilidade fiscal.
Como realizar auditoria de faturas?
Confira a seguir as principais etapas e ações fundamentais do processo de auditoria realizada em faturas.
Preparação e planejamento
Iniciar este tipo de auditoria envolve um planejamento cuidadoso e preparação meticulosa. Este passo exige a definição de objetivos claros, como identificar erros, conformidade com as políticas de aquisição e a recuperação de eventuais pagamentos incorretos.
A preparação inclui a obtenção de todas as faturas relevantes, os contratos associados e as políticas de pagamento. Também é essencial estabelecer um cronograma e designar profissionais qualificados para gerenciar e executar a auditoria.
Revisão e validação de dados
A revisão e validação de dados são fundamentais para garantir a exatidão das faturas. É importante confirmar a veracidade das informações referentes a quantidade, valor unitário e total, descrições de serviços ou produtos e datas de entrega.
Dados declarados nas faturas devem ser cruzados com as ordens de compra, comprovantes de recebimento e livros contábeis. A atenção aos detalhes permite identificar e corrigir eventuais discrepâncias.
Análise de irregularidades
Ao analisar as faturas, é fundamental estar atento a irregularidades, como discrepâncias nos preços acordados, serviços cobrados e não prestados, e erros de cálculo. Isto também envolve avaliar as incidências fiscais e os cálculos das faturas.
O reconhecimento de padrões irregulares pode revelar problemas sistêmicos que requerem atenção, além de se constituírem em sintomas de fraude ou má gestão.
Documente todas as informações
Documentar meticulosamente todas as informações é essencial no processo de auditoria de faturas. Qualquer erro que for encontrado, bem como as justificativas para o ajuste ou o reembolso, devem ser registrados de forma detalhada.
A documentação serve como uma trilha de auditoria para o caso de disputas futuras, análises mais aprofundadas e revisões de controle interno. Mantenha arquivos organizados e de fácil acesso para consultas futuras.
Revisão
A revisão é um componente integral da auditoria, que envolve a checagem cruzada dos dados corrigidos para assegurar que todos os erros identificados foram sanados e que as faturas agora refletem os valores corretos.
Este passo também pode envolver a revisão dos processos internos que permitiram a entrada de faturas incorretas e o ajuste destes procedimentos para prevenir que tais erros se repitam no futuro.
Use a tecnologia para te auxiliar
Empregar a tecnologia no processo de auditoria de faturas fornece eficiência, maior controle, agilidade e precisão. Softwares especializados podem automatizar a coleta e comparação de dados, acelerar análises e facilmente identificar incoerências.
Soluções de digitalização e organização de documentos facilitam o acesso e a gestão da informação. O uso de ferramentas tecnológicas para análise de dados e relatório de auditoria aprimora a detecção de erros e otimiza todo o processo de revisão de faturas.
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Conclusão
Neste artigo exclusivo da ATIVU você aprendeu sobre a auditoria de faturas, um procedimento que integra o compliance e as boas práticas em governança corporativa, tendo por objetivo averiguar o processo de faturamento da empresa.
Como vimos, a auditoria realizada nas faturas da empresa permite à gestão uma maior compreensão das operações comerciais do negócio, de sua saúde financeira, contábil e fiscal, tendo em vista a identificação de inconformidades e alteração de processos.
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