A gestão de ativos de TI representa um conjunto de práticas e ferramentas estratégicas adotadas na administração, monitoramento e avaliação dos recursos tecnológicos das empresas, sendo essenciais às operações regulares e otimizadas do negócio.
Desse modo, um dos objetivos dessa prática de manejo e gerenciamento dos ativos de TI é assegurar a eficácia da infraestrutura de tecnologia da empresa, reduzindo custos, aumentando a segurança e mitigando riscos.
Neste artigo exclusivo, a ATIVU explica o que é a gestão de ativos de TI, seu conceito, importância e benefícios para as empresas. Continue a leitura para saber mais!
O que é gestão de ativos de TI?
A gestão de ativos de TI é um conjunto de práticas e recursos estratégicos que visa à administração eficaz dos ativos tecnológicos dentro de uma organização.
Ou seja, trata-se do controle de todos os bens tecnológicos, físicos ou não, essenciais às operações da empresa.
Essas práticas envolvem o monitoramento de todos os elementos que compõem a infraestrutura tecnológica da organização, desde servidores e estações de trabalho até softwares, licenças, dispositivos móveis e redes.
Nesse contexto, a gestão de ativos de TI tem como responsabilidade garantir que cada um desses componentes seja cuidadosamente contabilizado, utilizado de maneira eficiente e mantido sob condições adequadas durante todo o seu ciclo de vida.
Para isso, são estabelecidas políticas para aquisição, uso, manutenção, atualização e, eventualmente, descarte ou reuso dos ativos.
Tais políticas ajudam a maximizar o valor dos investimentos em tecnologia, ao mesmo tempo que minimizam riscos, como falhas de segurança ou obsolescência.
Implementar uma gestão de ativos robusta requer uma combinação de métodos organizacionais e ferramentas de software que permitam uma visão integrada e atualizada dos ativos.
O que é ativo de TI?
Um ativo de TI representa qualquer componente, físico ou digital, que pertence à infraestrutura tecnológica de uma empresa, desempenhando um papel fundamental no suporte às operações, à continuidade dos processos e ao desenvolvimento das estratégias corporativas.
Exemplos de ativos de TI incluem:
- Hardware, como computadores, servidores, roteadores e impressoras;
- Software, abrangendo sistemas operacionais, aplicativos de produtividade, licenças e soluções corporativas;
- Dados, armazenados ou processados, incluindo bancos de dados, arquivos confidenciais e registros de clientes.
Esses ativos também englobam licenças de uso, chaves de ativação, informações de configuração e documentação técnica, que são essenciais para manter a conformidade, a segurança e o controle sobre o ambiente tecnológico.
Diante disso, os ativos de TI são indispensáveis para as operações cotidianas das organizações e exigem um gerenciamento proativo, integrado, preciso e alinhado às exigências legais e normativas. A ausência de controle sobre esses ativos pode gerar riscos como perda de produtividade, falhas de segurança, desperdício de recursos e dificuldades em auditorias.
Por isso, investir em gestão de ativos de TI é um passo estratégico para qualquer empresa que deseja crescer com eficiência e sustentabilidade tecnológica.
Como funciona a gestão de ativos de TI?
A gestão de ativos de TI envolve um ciclo contínuo de monitoramento e análise para garantir o uso eficiente de todos os recursos tecnológicos da organização.
O processo pode começar com a identificação de todos os ativos, como computadores, servidores, softwares e dispositivos móveis, estabelecendo uma base de dados centralizada e sempre atualizada.
Em seguida, inicia-se a fase de monitoramento, acompanhando o desempenho dos ativos para assegurar que estão funcionando como esperado e que não se encontram obsoletos ou subutilizados.
Um exemplo prático é a auditoria regular de faturas e notas fiscais, que verifica a precisão dos gastos contratados, identifica distorções e reduz despesas indevidas.
Além disso, a gestão inclui o acompanhamento do ciclo de vida dos ativos, gerenciamento orçamentário, controle de inventário e emissão automatizada de termos de responsabilidade.
Esse sistema integral oferece uma visão clara sobre os gastos e a utilização dos recursos, aumentando a segurança, reduzindo riscos e fornecendo dados valiosos para a tomada de decisões estratégicas.
Qual a sua importância?
Como vimos, a gestão de ativos de TI é um conjunto de práticas que garante o uso inteligente, seguro e estratégico da tecnologia nas empresas.
Ela permite visibilidade total sobre a vida útil, o desempenho e o custo dos ativos tecnológicos, impactando diretamente na continuidade operacional, no planejamento orçamentário e na eficiência geral do negócio.
Ao implementar essa gestão, sua empresa pode:
- Compreender seus custos operacionais com maior precisão;
- Otimizar investimentos em tecnologia;
- Prevenir problemas legais e de compliance, assegurando aderência a normas e regulamentações.
Entre os principais benefícios, destacam-se:
- Maior controle financeiro e fiscal;
- Redução de riscos e aumento da segurança;
- Relatórios detalhados e confiáveis.
Essas vantagens resultam em processos mais eficazes, decisões baseadas em dados concretos e melhoria contínua da infraestrutura tecnológica.
Como é o processo de gestão de ativos de TI?
A gestão de ativos de TI é composta por uma série de etapas interdependentes que, quando bem aplicadas, garantem controle total, previsibilidade orçamentária e eficiência operacional. Essas fases formam um ciclo contínuo que acompanha cada ativo desde a aquisição até o descarte.
Confira como funciona o processo completo:
- Inventário de Recursos
O primeiro passo é realizar um levantamento completo de todos os ativos de TI, desde servidores, computadores e periféricos até softwares, licenças e dispositivos móveis. Um inventário preciso permite saber exatamente o que a empresa possui, onde está cada item, e quem é o responsável por ele. Esse controle reduz perdas, facilita a reposição e evita aquisições desnecessárias. - Custos do Ciclo de Vida
Cada ativo representa um custo ao longo do tempo: compra, implantação, manutenção, atualização e descarte. Ao considerar todas essas fases, é possível entender o custo total de propriedade (TCO) e tomar decisões mais estratégicas sobre substituições ou investimentos futuros. - Rastreamento
O rastreamento é essencial para manter a visibilidade sobre a movimentação dos ativos, seja dentro do escritório ou em regime de trabalho remoto. Ele reduz riscos de extravios, mau uso e acessos não autorizados. Além disso, é indispensável para garantir conformidade com auditorias internas e normas externas, como a LGPD. - Manutenção
A manutenção preventiva e corretiva dos ativos assegura que os equipamentos operem com performance ideal. Isso evita paradas inesperadas, prolonga a vida útil dos ativos e mantém a infraestrutura tecnológica em constante funcionamento. - Planejamento Financeiro
Com dados reais e atualizados, a área de TI pode elaborar orçamentos mais precisos, prever demandas futuras e evitar gastos emergenciais. O planejamento financeiro é o elo entre a TI e a estratégia da empresa, e só é possível com uma gestão eficiente e integrada dos ativos.
Dica: automatizar esse processo com uma plataforma robusta como o ATIVUControl torna tudo mais simples, preciso e escalável, especialmente para empresas em crescimento ou com estruturas descentralizadas.
Benefícios importantes da gestão de ativos de TI
Confira a seguir os benefícios da gestão de ativos de TI.
Aumentar a eficiência
Assegura que os ativos sejam adequadamente mantidos e atualizados, reduzindo tempos de inatividade e aumentando a eficiência operacional. O resultado é uma alocação de recursos mais inteligente e um retorno sobre o investimento (ROI) mais significativo em tecnologia.
Segurança
Reforça a segurança cibernética da empresa. O monitoramento constante e a atualização regular dos ativos de TI garantem a proteção contra vulnerabilidades e ameaças externas.
Do mesmo modo, a gestão de ativos de TI assegura a devida conformidade com normas de segurança, prevenindo violações de dados e minimizando riscos associados a falhas de software e hardware.
Auxiliar nas tomadas de decisão
Fornece dados precisos sobre o estado dos recursos tecnológicos, oferecendo aos gestores uma base sólida para tomadas de decisão, como investimentos em novas tecnologias ou desativação de sistemas antigos.
Essa compreensão abrangente facilita o planejamento orçamentário, prioriza iniciativas baseadas em performance real dos ativos e impulsiona a inovação alinhada aos objetivos organizacionais.
Como começar a fazer a gestão de ativos de TI?
Iniciar a gestão de ativos de TI é um movimento estratégico e, ao mesmo tempo, uma mudança cultural. Empresas que adotam essa prática dão um passo importante rumo à maturidade digital e à sustentabilidade financeira em tecnologia.
O primeiro passo é realizar um diagnóstico da situação atual:
- Quais ativos existem?
- Onde estão localizados?
- Estão documentados corretamente?
- Existe algum sistema em uso para controlar tudo isso?
A partir daí, é necessário criar um inventário estruturado com dados técnicos, responsáveis e status de cada item. Em seguida, definem-se as políticas internas de aquisição, uso, manutenção e substituição dos ativos, para padronizar os processos e aumentar a transparência.
A implementação de um software de gestão de ativos de TI (ITAM) torna o processo mais confiável e automatizado. Ele elimina planilhas descentralizadas, permite o controle em tempo real e integra áreas como TI, financeiro, compras e jurídico.
Quer acelerar esse processo com tecnologia especializada? Conheça o ATIVUControl, a plataforma completa para transformar a gestão de ativos da sua empresa.
Dicas para uma gestão de ativos de TI eficiente
Para alcançar resultados consistentes, é fundamental aplicar boas práticas que consolidem a gestão de ativos como uma rotina estratégica dentro da empresa. Veja a seguir algumas recomendações essenciais:
- Atualize o inventário com frequência: O inventário não deve ser uma ação pontual. Ele precisa estar vivo e constantemente alimentado com entradas, saídas, movimentações e alterações.
- Classifique os ativos com critérios estratégicos: Divida-os por criticidade, valor, área responsável, ou risco de obsolescência. Isso facilita a priorização de investimentos e manutenção.
- Automatize processos repetitivos: Evite planilhas manuais e erros operacionais com o uso de uma solução especializada. Um software de IT Asset Management reduz falhas, aumenta a produtividade e gera dados confiáveis.
- Realize auditorias periódicas: Elas ajudam a identificar ativos ociosos, equipamentos não localizados, licenças expiradas ou desvios de uso.
- Integre a gestão de ativos ao orçamento de TI: Somente com dados reais você pode prever gastos futuros, negociar contratos e direcionar recursos com inteligência.
- Envolva diferentes áreas da empresa: A gestão de ativos não é apenas da TI. Ela precisa da colaboração do financeiro, jurídico, RH e até da diretoria para funcionar bem.
Empresas que seguem essas práticas com o suporte do ATIVUControl conquistam ganhos significativos em governança, economia e previsibilidade tecnológica.
Como um software da Ativu pode te ajudar?
O software ATIVUControl, desenvolvido pela ATIVU, representa uma ferramenta abrangente de ITCM (IT Cost Management), ideal para otimizar a gestão de ativos de TI.
Ao centralizar o controle dos gastos com telecom, TI e Facilities, esta solução facilita o gerenciamento integral nos sistemas de uma organização.
Os recursos do ATIVUControl incluem controle minucioso de pagamentos e faturas, auditoria detalhada de custos versus contratos, e prevenção de multas. Desse modo, resultando em um aumento significativo de eficiência e visibilidade dos gastos e da utilização dos serviços contratados.
Neste contexto, é possível garantir uma gestão orçamentária alinhada aos objetivos estratégicos, mantendo um inventário atualizado com um acompanhamento efetivo do ciclo de vida dos ativos e emissão automatizada de termos de responsabilidade.
· Aumento da segurança;
· Mitigação de riscos;
· Geração de relatórios precisos;
· embasamento de decisões gerenciais.
O ATIVUControl representa para os gestores uma plataforma completa que aprimora a governança de gastos, fortalecendo as bases para uma gestão de ativos de TI eficaz e estratégica.
Conclusão
Neste artigo exclusivo da ATIVU, você aprendeu sobre a gestão de ativos de TI, seu conceito dentro do universo corporativo, sua importância estratégica e os benefícios que ela pode trazer para empresas de todos os portes, desde o aumento da segurança até o auxílio nas decisões mais relevantes do negócio.
Como vimos, os ativos de TI de uma empresa representam todos os recursos de tecnologia essenciais às operações, ao desempenho e à inovação. A partir de práticas estruturadas de gerenciamento desses bens, todo o ecossistema corporativo é impactado positivamente.
Esses impactos vão muito além da redução de custos: eles englobam eficiência operacional, maior conformidade com normativas legais, rastreabilidade de informações, aumento da produtividade da equipe e prevenção de falhas que poderiam comprometer resultados.
Tendo em vista a necessidade crescente de controle, governança e agilidade na gestão de ativos de TI, a ATIVU desenvolveu o ATIVUControl. Uma plataforma completa, com recursos exclusivos para a gestão de inventário, controle de pagamentos e faturas, auditorias automatizadas e planejamento orçamentário estratégico.
Com o ATIVUControl, sua empresa transforma o controle de TI em vantagem competitiva real, alinhando tecnologia, finanças e segurança de forma inteligente.
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