Gestão de Ativos de TI e Telecom é um conjunto de práticas e processos usados para rastrear, monitorar e gerenciar todos os ativos relacionados à infraestrutura de TI de uma organização. Isso inclui hardware, software, dados, equipamentos de rede e outros recursos tecnológicos, e quando realizada de forma eficaz, permite que a empresa tenha redução de custos operacionais significativos.
A gestão de ativos de TI e Telecom é uma parte essencial da governança estratégica de TI e é importante para garantir que os recursos tecnológicos sejam utilizados de forma eficiente e eficaz. Além disso, é uma atividade contínua e deve ser realizada de forma sistemática para garantir que a infraestrutura de TI da organização funcione de maneira eficiente, seja segura e esteja em conformidade com as políticas e regulamentações aplicáveis.
Nesse artigo, vamos apresentar o caso de sucesso de uma holding de capital aberto que atua na geração, transmissão, distribuição e comercialização de energia, sendo o quinto maior grupo de distribuição de energia do país, e o maior grupo privado com capital 100% nacional. O grupo conta com vinte milhões de clientes e, em busca de sempre garantir a melhor operação, e aproveitar oportunidades de crescimento, implantou o ATIVUControl para tornar ainda mais eficaz a gestão de custos com TI e Telecom.
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Os desafios e impactos financeiros antes da gestão de ativos de TI e Telecom com o ATIVUControl
Antes de adotar o ATIVUControl, a holding enfrentava uma série de desafios relacionados à gestão de ativos de TI e Telecom. Os custos com operadoras de telefonia eram altos e a complexidade dos processos de auditoria e controle dificultava a identificação de oportunidades de economia. Os números eram expressivos: os custos com rede móvel, dados/provedores, rede fixa, ligações e SMS totalizavam um gasto geral de R$ 44.441.686,45, distribuídos da seguinte forma:
- Custos com rede móvel: R$ 11.256.041,91
- Custos com dados/provedores: R$ 16.207.820,19
- Custos com rede fixa: R$ 10.151.475,81
- Custos de ligações e SMS: R$ 6.826.348,54
Porém, outro ponto importante que compromete o faturamento de qualquer empresa, são os valores destinados ao pagamento de cobranças indevidas por parte das operadoras de telefonia. A identificação dos pagamentos indevidos só é possível através de uma auditoria minuciosa e que, via de regra, demanda muito tempo e colaboradores destinados somente a essa função.
É importante ressaltar que, uma empresa desse porte e histórico, construiu sua jornada com um trabalho sério e comprometido em entregar o melhor. E as estratégias de redução de custos são mais uma melhoria implementada para que a empresa continue crescendo.
Oportunidades de redução de custos geradas com o ATIVUControl
A ATIVU propôs à holding em questão a implantação do ATIVUControl, um sistema avançado de gestão de custos de ativos de TI e Telecom, justamente com o objetivo de mostrar que oportunidades de redução de custos existiam e poderiam ser significativas para a empresa.
Com isso, algumas melhorias foram implantadas com o ATIVUControl:
Integração do sistema AtivuControl com Single Sign da empresa: essa integração proporcionou uma experiência de login mais simples e segura para os usuários, agilizando o acesso ao sistema;
Customização de layout dos Termos de Responsabilidade: o ATIVUControl permitiu a customização dos termos de responsabilidade, adaptando-os às necessidades específicas da holding;
Implantação de melhorias de segurança para acesso dos usuários ao sistema: a segurança dos dados é uma prioridade e o ATIVUControl implementou medidas avançadas para garantir o acesso seguro às informações;
Integração com portal de chamados: a integração com o portal de chamados simplificou o fluxo de trabalho e melhorou a eficiência do suporte técnico.
Assim, a decisão de adotar o ATIVUControl provou ser acertada, e a holding obteve um resultado financeiro impressionante de R$ 1.443.189,40. Esse valor foi distribuído da seguinte forma:
- Valores recuperados com processo de auditoria de faturas: R$ 505.352,84
- Economia de atendimentos de suporte: R$ 11.520,00
- Economia em integrações e customizações: R$ 25.250,00
- Economia no processamento de faturas e rateio: R$ 413.220,00
- Redução com linhas ociosas: R$ 487.846,56
De acordo com o CFO da empresa em questão, “Temos frota espalhada por 15 estados, essencial para a qualidade dos serviços para os nossos clientes. A alta do custo dos combustíveis exigiu uma gestão eficiente o que ocasionou em uma redução de custos de TI e Telecom, isso para que não houvesse nenhum impacto nas operações de manutenção e melhoria das redes.”
Além disso, o responsável pelo Centro de Serviços Compartilhados reforça que “A liberdade que temos com a equipe ATIVU de resolver as nossas necessidades e contar com a sua disposição em nos ajudar torna esta parceria estratégica para nossa empresa.”.
Os Benefícios do ATIVUControl
O ATIVUControl trouxe inúmeros benefícios para a empresa, transformando a forma como lida com seus ativos de TI e Telecom. Os resultados expressivos na redução de custos operacionais mostraram que os principais benefícios desta solução são fundamentais, como:
Automatização de processos: o ATIVUControl automatizou o processamento e as auditorias de faturas, reduzindo significativamente o esforço operacional necessário;
Centralização de inventários: com o software, a empresa agora possui uma plataforma única para centralizar inventários, contratos, ativos de TI/Telecom, centros de custo, termos de responsabilidade e análise de custos e rateios mensais;
Suporte à negociação de contratos: o ATIVUControl forneceu informações precisas sobre volumetria, permitindo que a holding negociasse contratos de mobilidade com base em dados concretos;
Transparência e autonomia: o sistema possibilitou a divulgação dos custos para usuários e gestores, dando-lhes maior autonomia e transparência na gestão dos inventários sob sua responsabilidade;
Relatórios customizados: a confecção de relatórios customizados sob demanda facilitou o apoio operacional e a apresentação de resultados para a alta gestão;
Acompanhamento mensal: a apresentação mensal de Books Gerenciais permitiu um acompanhamento constante dos resultados e identificação de novas oportunidades de economia.
Sua empresa busca por oportunidades de redução de custos operacionais? O ATIVUControl é a solução!
A implantação do ATIVUControl marcou uma virada significativa na gestão de ativos de TI e Telecom da empresa deste caso de sucesso, sendo um exemplo inspirador para outras empresas que também buscam otimizar seus processos e reduzir custos com a gestão de ativos de TI e Telecom.
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