ATIVU

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Lançamento do ATIVUControl

ATIVU lança seu novo software, uma evolução do TEMControle, software de gestão de Telecom, há sete anos no mercado brasileiro. A razão para um novo nome partiu da implantação de três estratégias: ampliação do escopo da solução, solidificação da marca e internacionalização da empresa.

Na ampliação do escopo da solução, o novo software consolida as funcionalidades de Gestão de Custos de TI (ITCM – IT Cost Management), implementando benefícios de redução de custos e otimização do uso de recursos de hardware, software, telefonia, centro de dados ou qualquer outro ativo de TI.

A solidificação da marca, que advém da ampliação da solução, completa a mudança ocorrida há um ano, quando adotamos a nova identidade, Ativu, que melhor comunica o propósito e a essência da nossa empresa. A tecnologia em evolução, mudando modelos de negócio, nos projeta a evoluir o produto, para entregar aos clientes uma gestão mais completa, a Gestão de Custos de Ativos de TI.

Ativu brotou do latim activus, que no português significa ativo e agrega definições como ação, presença, diligência, eficácia e também, a unidade de gerenciamento da nossa solução, o ativo de tecnologia.

Finalmente, a internacionalização da empresa e do software, que também merece um nome global e alinhado ao propósito da ATIVUO software apresenta novidades como localização para o mercado internacional, inicialmente com o idioma inglês, capacidade multi-moeda, workflow de pagamentos, centrais de pedidos e notificações, dentre outras.

ATIVUControl marcará a passagem da Ativu para um novo cenário de crescimento e expansão, cumprindo seu propósito de fornecer soluções que melhorem a sustentabilidade econômica das empresas, ao reduzir custos pela otimização da gestão de uso de tecnologias e facilitando o trabalho dos seus colaboradores no monitoramento dos processos de recuperação do capital financeiro e humano.

Indústria de Alimentos com Três unidades no Estado de São Paulo

Auditoria retroativa da telefonia móvel e fixa

CENÁRIO

• Telefonia móvel: R$ 70.000,00/mês, com 01 operadora

• Telefonia fixa: R$ 20.000,00/mês, com 01 operadora


AUDITORIA RETROATIVA

• Período avaliado: 36 meses;

• Valor total analisado: R$ 3.240.000,00.


RESULTADO OBTIDO

• Divergência: R$ 562.464,00 a favor do cliente, representando um erro médio de 17,36%.


DEVOLUÇÃO DE VALORES

Recuperamos o valor pago indevidamente acrescido de multa, juros e correção monetária.

• Valor do reembolso em dobro: R$ 1.124.928,00

• VALOR COM CORREÇÃO MONETÁRIA RECEBIDO PELO CLIENTE: R$1.361.162,80

Gestão de Custos de Telecom traz ganhos de até 30% para empresa de Call Center

Reconhecida como uma das 100 Melhores Empresas em Satisfação do Cliente em 2019 pelo Instituto MESC (Melhores Empresas em Satisfação do Cliente), a empresa prestadora de serviços de atendimento por telefone e canais digitais, oferece ao mercado produtos de análise de dados, monitoramento de redes sociais, marketing, vendas e treinamentos.

Com clientes em diversas áreas, a empresa, para realizar o gerenciamento com exatidão de seus dados de telefonia fixa e móvel, assim como os de circuitos de dados, contratou a Ativu. A parceria é um sucesso e os ganhos para a empresa são de entre 20 a 30%.

O responsável pela governança de TI e Infraestrutura diz que procurava a melhor qualidade de serviço, com ativos mais controlados. No mercado, conheceu a Ativu que, além da qualidade superior, lhe oferecia o melhor investimento/benefício.

“Assim que fechamos o contrato, a Ativu iniciou a auditoria em nossos gastos e o inventário foi feito em todas as plataformas de comunicação. O resultado desse serviço foi excelente e estamos com expectativa de conseguirmos recuperar bons resultados do que foi cobrado a mais pelas operadoras. Só em telefonia móvel, temos mais de três mil linhas e não teríamos como fazer essa análise manualmente. Estamos muito satisfeitos. Era realmente o que procurávamos.”

Com mais de 17 anos de atuação, sede em São Paulo e 10 unidades em oito Estados pelo país, a empresa tem 25 mil funcionários e oferece soluções completas em Customer Experience, Trade & Live Marketing e Business Process a Service (BPO), aproximando as marcas aos consumidores. O portfólio da empresa é robusto com os principais bancos, redes de comunicação, energia, alimentos e seguros.”

“Por sermos uma grande empresa, sabemos da importância da equipe da Ativu e de seu software. Não teríamos equipamento, profissionais capacitados e tempo para obter o retorno que temos hoje”, avalia o gestor.

Antes da gestão Ativu, a empresa utilizava três sistemas para realizar a gestão de Telecom, sendo um para gestão de telefonia móvel, outro para tarifação de telefonia fixa e por último outro para cadastro de inventário. Dessa forma, com o TEMControle, toda a gestão encontra-se centralizada em um único software, assim possibilitando um controle mais rápido e eficiente.

O gestor ressalta o papel da Ativu na empresa: “Não temos mais o prejuízo que tínhamos em nossas contas de telefonia, não nos preocupamos mais com esse controle. A equipe da Ativu faz a análise de cada fatura, nos envia um relatório com o trabalho realizado e conhece bem o nosso perfil, as nossas demandas. Se há alguma coisa errada, conta dobrada, minutagem a mais, a Ativu já resolve com as operadoras de telefonia e recupera nosso dinheiro com multa, juros e correção monetária. Eles colocam à nossa disposição uma equipe de apoio com a qual contamos para resolver todos os problemas. Sem essa preocupação, podemos dar atenção 100% aos nosso clientes.”

A Ativu faz hoje o processamento de 11 pontos de coleta PABX, com chamadas e relatórios gerencias de cobranças por operações, possibilitando que a empresa consiga extrair o relatório de utilização e realizar o seu faturamento pelas suas operações.

Além disso, presta atendimentos em média de 100 chamados mensais, para atendimentos a telefonia móvel.

Outras atividades da Ativu com a empresa estão a gestão financeira e renegociação de contratos com as operadoras; a importação de faturas no sistema TEMControle; gestão de gastos por usuários e, principalmente, a auditoria mensal para o controle de tarifas.

Ativu é fornecedora de software e serviços para Gestão de Custos com Telecom e TI, tendo como um de seus diferenciais competitivos uma solução inovadora e madura, de desenvolvimento próprio, com o objetivo de analisar contratos, faturas, pedidos de compras e inventário físico, além de centralizar estes processos, otimizar recursos e auditar as cobranças. 

 

Indústria de Limpeza e Higiene reduz 50% dos custos de telecom ao gerenciar e controlar os processos

A redução em cerca de 50% de seus gastos, a recuperação de tarifas pagas pelo descontrole dos sistemas e a garantia de que o acordo entre a indústria e as operadoras de telefonia estar sendo respeitado. Esses foram alguns dos motivos para que uma empresa pioneira no fornecimento de tecnologias de limpeza e higiene, renovasse o contrato com a Ativu para continuar realizando os serviços de apoio ao gerenciamento dos processos de telecomunicações.

Com 500 funcionários no Brasil e cerca de nove mil no exterior, nas áreas administrativas, comercial e fabril, a empresa precisava controlar suas despesas com telefonia móvel, fixa e modens. O objetivo era ganhar mais tempo para o atendimento de seus clientes.

Para a responsável de área de tecnologia da informação, a parceria mostrou resultados melhores que os previstos. “Trabalhamos juntos há quatro anos. A Ativu, com seu software, está sempre se atualizando, acompanhando as novidades do mercado de telefonia. Trabalhamos com quase 500 aparelhos de telefones e modens. O carro-chefe do trabalho é a garantia de que as tarifas cobradas estão corretas e, quando isso não acontece, temos a certeza de que a Ativu fará a contestação e que vamos recuperar os valores pagos. E, o melhor, com juros, multa e correção. O monitoramento do uso de cada um de nossos aparelhos é também importante.”

Ela diz que as pessoas estão aprendendo a fazer valer os seus direitos e, para isso, precisam usar todos os meios à disposição, principalmente a tecnologia.

“Um exemplo são os nossos produtos, sistemas e conhecimentos, que têm tornado os produtos e ambientes mais seguras em todo o mundo. Os colaboradores da Ativu conhecem bem nosso perfil, nossas necessidades. Isso facilita que eles negociem bons contratos, que atendam à nossa demanda e ofereçam bons preços e serviços. Todos reconhecemos a importância da comunicação, e de um serviço bem prestado.” 

A gestora aponta que o gasto médio mensal antes do contrato com a Ativu era de aproximadamente R$ 126 mil e que logo no primeiro ano de contrato, as contas baixaram a R$ 49,4 mil. Hoje, a empresa paga cerca de 14,5 mil.

“A Ativu é responsável pela gestão financeira e renegociação dos nossos contratos com as operadoras, faz uma auditoria mensal das tarifas e analisa os contratos em relação as tarifas, descontos e reajustes. Além disso, temos a parceria para a compra de equipamentos e avaliação das propostas que recebemos para a contratos conforme nossas demandas.”

Ativu é fornecedora de software e serviços para Gestão de Custos com Telecom e TI, tendo como um de seus diferenciais competitivos uma solução inovadora e madura, de desenvolvimento próprio, com o objetivo de analisar contratos, faturas, pedidos de compras e inventário físico, além de centralizar estes processos, otimizar recursos e auditar as cobranças.        

Empresa de fertilizantes com mais de mil funcionários e ampla carteira de clientes obtém grande retorno financeiro com a Gestão de Custos de Telefonia

Pesquisa realizada pela Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel) mostra que mais da metade das reclamações dos consumidores de serviços de telefonia são pelas cobranças indevidas em suas contas. Isso acontece principalmente quando são tarifas de aparelhos celulares. Esse “valor a mais”, quando acontece com as faturas de telefonia corporativas, causa um prejuízo muito significativo, já que são muitos aparelhos e com dezenas e até centenas de ligações mensais.

Uma empresa de fertilizantes de São Paulo, com mais de mil funcionários e ampla carteira de clientes, começou, em 2017, um contrato com a ATIVU para resolver todas as suas questões de telefonia. A empresa, com sede em Brasília, analisou as despesas de todas as contas de telefones móveis e fixos e, por meio de seu software, realizou uma auditoria retroativa das faturas pagas pelo cliente e dos contratos assinados com as operadoras.

O responsável pela área TI da companhia de fertilizantes afirma que a parceria reduziu fortemente os gastos. “Logo tivemos uma grande diminuição nos custos. A ATIVU fez uma auditoria em todas as nossas contas e constatou diversas cobranças emitidas de maneira indevida nos telefones da empresa, principalmente nos celulares. São muitas contas e não tínhamos uma equipe especializada em fazer a checagem necessária. Com seus relatórios sobre os erros que alteravam o preço pago, a ATIVU fez contato com as operadoras e, em pouco tempo, tivemos de volta os valores que gastamos, com multa, juros e correção monetária.”

O valor da devolução, segundo ele, foi muito significativo, passando de R$ 1,5 milhão. “Nossa empresa não teria metodologia, pessoal e tecnologia para fazer todo o gerenciamento que é realizado atualmente. Com o software da ATIVU, temos soluções rápidas, sem erros. Hoje, estamos seguros com nossas faturas, sabendo que está tudo certo, que temos um acompanhamento em tempo real dos minutos cobrados, das ligações feitas. Tivemos redução de custos e o aumento da eficiência. Nossos funcionários trabalham nas tarefas para nossos clientes e a ATIVU está sempre junto, cuidando da nossa telefonia. Hoje, sabemos que está tudo controlado e que estamos pagando o justo, o correto.”

O contrato entre as empresas começou com cerca de 800 linhas móveis e, na telefonia fixa, com 21 links com 100 ramais. Hoje, com mudanças internas e negociações com as operadoras, a ATIVU cuida de mais de 250 contas de telefones celulares e 18 faturas de links de linhas fixas com seus ramais. O gasto anual antes da nova gestão era em torno em R$ 4 milhões e agora, em três anos de contrato, o gasto anual com telefonia está em torno de R$ 800 mil, ou seja, redução de 80% nestes custos.

O gestor da empresa de fertilizantes, que tem fábricas em cinco Estados, aponta que um dos trabalhos importantes da parceria é o contato contínuo da ATIVU com as operadoras. “Eles estão sempre conosco. No início da parceria, traçaram um perfil da companhia, viram as nossas necessidades e buscaram os melhores pacotes. O pessoal da ATIVU procurara melhorias nos serviços que já usávamos, de acordo com nossa demanda. São conectados, proativos, oferecendo novidades do mercado de telefonia e otimizando os meios de comunicação. Todos os meses nos mandam um relatório sobre nossas faturas, com sugestões para mais economia. Procuram os erros, informam a empresa e já trazem a solução.”

ATIVU é fornecedora de software e serviços para Gestão de Custos com Telecom e TI, tendo como um de seus diferenciais competitivos uma solução inovadora e madura, de desenvolvimento próprio, com o objetivo de analisar contratos, faturas, pedidos de compras e inventário físico, além de centralizar estes processos, otimizar recursos e auditar as cobranças.

Seu software efetua a conformidade das faturas com os serviços e tarifas contratadas. Ao encontrar erros os inclui no relatório de contestação a ser apresentado aos fornecedores, para que estes façam a devolução dos valores cobrados e pagos indevidamente.

Centrais Elétricas que atende a diversos estados no país tem uma gestão completa dos seus Gastos com Telecom, mais agilidade nos processos e retorno financeiro

A ATIVU presta serviços há dois anos para uma empresa estatal de Centrais Elétricas que atende a diversos estados no país. Com um amplo contrato para a utilização de seu software, a empresa de Brasília é responsável pelo controle de faturas de cerca de 1.700 ativos de telefonia, com aparelhos celulares e fixos.

O responsável pela área de telefonia já conhecia a excelência da ATIVU por meio de outras empresas e indicou o trabalho para a Centrais Elétricas, que foi ao mercado e atestou que teria também o melhor custo benefício.

“O trabalho feito antes de termos o software da ATIVU nos fazia perder tempo e dinheiro. Tínhamos cerca de duas mil contas e, todos os meses, as faturas eram impressas e entregue a cada um de nossos funcionários. Eles faziam o atesto de suas ligações particulares e mandávamos ao Recursos Humanos para fazer o desconto. Esse serviço, que levava uns 15 dias para ser completado e isso, finalmente, acabou com o software da ATIVU”, diz o gestor.

A ATIVU assumiu e implementou a automatização das cobranças. Treinou pessoal da Centrais Elétricas para a utilização e operação do software. Todo o trabalho é realizado por duas pessoas, em apenas um dia, com a importação das faturas no software da ATIVU.

O gestor diz que a empresa conseguiu uma grande economia de tempo e dinheiro. “Não se gasta mais com o grande número de impressões, os funcionários que antes faziam esse serviço, praticamente manual, estão melhor aproveitados e o tempo é usado para otimizar o objetivo da nossa empresa.”

Em dois anos, a Centrais Elétricas encaminhou para atesto dos funcionários todas as faturas e economizou em reembolsos, 7,3% do total cobrado pelas operadoras, apenas com esta atividade, onde os funcionários declaram suas chamadas particulares, contribuindo com a grande economia que a solução da ATIVU leva ao cliente.

ATIVU é fornecedora de software e serviços para Gestão de Custos com Telecom e TI, tendo como um de seus diferenciais competitivos uma solução inovadora e madura, de desenvolvimento próprio, com o objetivo de analisar contratos, faturas, pedidos de compras e inventário físico, além de centralizar estes processos, otimizar recursos e auditar as cobranças.

O software efetua a conformidade das faturas com os serviços e tarifas contratadas. Ao encontrar erros os inclui no relatório de contestação a ser apresentado aos fornecedores, para que estes façam a devolução dos valores cobrados e pagos indevidamente.


Órgão público obtém grande retorno financeiro com valores cobrados indevidamente pelas operadoras de telefonia

As altas tarifas cobradas pelas operadoras de telefonia chamaram atenção de órgão do poder legislativo. Com mais de seis mil telefones fixos e de mil aparelhos celulares, a cobrança nas contas variava de mês a mês, sempre com aumento. Por isso a direção da Casa contratou, há três anos, a Ativu para que fosse feita uma auditoria completa em todas as suas tarifas.

Para o chefe do setor de telecomunicações, isso foi fundamental para que a direção da Casa tivesse o controle sobre todos os seus gastos. “A Ativu fez a conferência em todas as nossas contas de forma retroativa. Várias falhas foram detectadas em muitos meses, ligações não completadas e minutos não usados, mas faturados. Com essa avaliação, a Ativu realizou contestações junto às operadoras e, assim, tivemos o ressarcimento do que foi cobrado a mais por todo esse tempo, com juros e correção monetária.”

O total de gastos da Casa, entre novembro de 2017 e dezembro de 2019, foi cerca de R$ 9.6 milhões e, por meio de auditorias, a Ativu encontrou aproximadamente R$ 3.1 milhões de cobranças em divergências contratuais. Ou seja, a economia gerada foi de 33,06% dos gastos totais. No ano passado, a redução com gastos foi maior, de 39,94%.

Com base na média de gastos mensais anuais, em três anos sem a gestão da Ativu, os gastos seriam de R$ 15 milhões e os custos com a parceria formada são de cerca de R$ 12 milhões, uma economia equivalente a 19,75%.

A Ativu realizou a gestão no total de cinco contratos de telefonia fixa, móvel e dados, das operadoras Claro/Embratel e Oi, em um total de 12.467 ativos de telefonia, entre eles números móveis e fixos.

“Trabalhamos com a Ativu, contando com a expertise da empresa no controle de nossa comunicação, em todas as áreas. Eles sabem como e onde encontrar as falhas e, com isso, cobrar a reposição do que foi cobrado indevidamente. Agora, em 2020, estamos mudando de operadoras de telefonia e a Ativu nos ajuda indicando as melhores companhias e os melhores planos, com excelência no atendimento às nossas demandas e com preços justos.”

O gestor conta também que a Casa recebe mensalmente relatório de gastos com telefonia e estudos para novos contratos com as operadoras e até sugestões na compra de novos equipamentos. “Valorizamos muito o trabalho da Ativu. Tínhamos muitos problemas, muitos gastos e agora ficamos tranquilos com relação às questões de nossa telefonia, a equipe deles nos dá segurança e estão sempre disponíveis para nos atender e dar uma solução.”

Ativu é fornecedora de software e serviços para Gestão de Custos com Telecom e TI, tendo como um de seus diferenciais competitivos uma solução inovadora e madura, de desenvolvimento próprio, com o objetivo de analisar contratos, faturas, pedidos de compras e inventário físico, além de centralizar estes processos, otimizar recursos e auditar as cobranças.

Seu software efetua a conformidade das faturas com os serviços e tarifas contratadas. Ao encontrar erros os inclui no relatório de contestação a ser apresentado aos fornecedores, para que estes façam a devolução dos valores cobrados e pagos indevidamente

Então leia as preciosas recomendações do Gartner para organizações públicas e privadas, que buscam otimizar os custos de TI.

 

São dez técnicas que auxiliam a alta direção das empresas, principalmente CIOs e CFOs, a enfrentar as restrições orçamentárias impostas pela volatilidade do ambiente de negócios.

Deste decálogo, numa única solução, a Ativu resolve a impressionante marca de metade das recomendações! Por isso, o TEMControle é uma ferramenta que todo gestor precisa ter.

Ativu atende às seguintes recomendações:

  • Adoção de política de “cloud” onde for apropriado. (technique 2)
  • Racionalizar e padronizar aplicações corporativas. (technique 4)
  • Melhorar práticas de transparência nas finanças de TI. (technique 5)
  • Avaliar práticas de gestão de ativos de TI. (technique 8)
  • Avaliar ideias de transformação digital dos negócios. (technique 9)

Ao tratar estas melhores técnicas sugeridas pelo Gartner temos a ferramenta imprescindível e necessária para gerenciar, reduzir e otimizar custos de TI.

Ativu é fornecedora de software e serviços de ITCM (IT Cost Management). Tem como principal diferencial competitivo a sua inovadora solução, que analisa contratos, faturas, pedidos de compras e inventário físico, centralizando processos, otimizando recursos e auditando as cobranças.

https://www.gartner.com/smarterwithgartner/10-it-cost-optimization-techniques-for-private-and-public-sector-organizations/

O mercado de produtos e serviços de tecnologia está em plena transição do modelo de negócio de Capex para Opex e as mudanças impulsionam a necessidade de ganhar melhor visibilidade no mercado de Gestão de Gastos com Telecom (TEM) provocando uma evolução para a Gestão de Custos de TI (ITCM).​

A alteração de um modelo físico de venda em uma única vez (Capex) para um modelo de vendas recorrentes por subscrição (Opex), utilizando como base o uso e os dados, está se tornando o atual modelo de negócios. A transformação digital afeta as empresas trazendo a necessidade de agrupar algumas capacidades no sentido de se adaptar a essa perspectiva: dados, analítica, eficiência operacional, logística, operações em tempo real – uma combinação de software com capacidades de plataforma e infraestrutura – tudo em forma de serviço.

Tradicionalmente, o negócio de infraestrutura de telecomunicações tem como modelo original a subscrição, onde o acompanhamento dos serviços é através do inventário, do contrato e da fatura mensal. Imitando essa estrutura, a TI está mudando para o modelo de subscrição e aí surgem oportunidades, pois essas alterações precisam ser devidamente monitoradas, por uma frequência mensal, ou pelo monitoramento do uso, ou ainda por uma base de pré-utilização, principalmente na maioria das empresas que são guiadas pelo modelo de venda em uma única vez. Nota-se que os gastos com TI estão em constante mudança e há indícios que os modelos de “Software as a Service (SaaS)” e “Infrastructure as a Service (IaaS)” vão crescer nos próximos anos.

As organizações viverão novas situações, como necessitar de armazenamento adicional, hardware adicional, bem como enfrentar complicações de governança de dados nos serviços que precisam de suporte na nuvem. As organizações desenvolverão estratégias na nuvem e a possibilidade de disponibilizarem seus recursos será no modelo de serviços.

Neste contexto, consideramos a existência de quatro formas de Gerenciamento de Custos de TI: ​

  1. Gerenciamento de Ativo de Telecom: o negócio tradicional oriundo do TEM, através das gestões de uso, inventário, faturas, bilhetes, atestes, contratos e contestação das despesas com telefonia.

  2. Gerenciamento de Ativo de Hardware – computadores, servidores, roteadores, links de dados, impressoras, etc.

  3. Gerenciamento de Ativo de Software – licenças nomeadas, subscrições, aplicativos e auditorias. Uma classe emergente com soluções de gerenciamento de Software as a Service (SaaS), incluindo soluções de rede sem fio. Essa transformação está ganhando visibilidade no mercado, e esse ambiente emergente de SaaS, começa a se desenvolver de forma a necessitar que toda organização possua capacidade de soluções de gerenciamento. Trata-se ainda de novidade, onde as empresas estão começando a desenhar o esboço de um gerenciamento de gastos de Software as a Service (SaaS).

  4. Gerenciamento de Ativo de Centro de Dados – utilização nos Centros de Dados como instalação, uso de CPU, disco, memória, disponibilidade, etc. O foco se encontra na rede de gerenciamento de gastos com provedores de Centros de Dados.

Essas são as quatro áreas que se observa nas organizações sob o prisma de Gerenciamento de Custo de TI, em geral. Gerenciamento de ativos da TI tende a ser algo maior a partir de uma abordagem de visibilidade da TI, pela possibilidade de analisar contratos, faturas, pedidos de compras e inventário físico. Bom ponto de partida, porque os profissionais de TI ainda não enxergam alguns problemas que ocorrem na base, como a ausência de faturas, de alguns ativos, suporte e otimização de capacidades.

Basicamente, todos os preços dos contratos com Amazon, Azure e Google são calculados em um modelo por tempo de uso e volume de dados, como forma apropriada de cobrança. Assim, facilita o cálculo com o modelo de subscrição, mais eficiente que os investimentos de Capex que estão perdendo sua importância na infraestrutura. Sob diferentes pontos de vista, observa-se como o modelo tradicional de TEM se tornou útil para embasar o Gerenciamento de Uso de Tecnologia, porque nenhum outro sistema de TI busca a subscrição de uso. Na verdade, a abordagem de telecomunicações está multiplicando exponencialmente com a habilidade de atravessar toda a plataforma de software, hardware, infraestrutura e outras categorias de TI.

Essa é a oportunidade de aprofundar as organizações nas transformações que estão surgindo, começando por algumas tendências que devem ser observadas desde o momento em que se começa a pensar na Gestão de Custo de TI. Oportunidade para alavancar o gerenciamento com gastos de telecomunicações das organizações, onde se sabe que o movimento à frente é o modelo de subscrição de TI, com base nas ferramentas que foram otimizadas ao longo dos anos, capazes de suportar tal modelo de subscrição. Portanto, um bom começo para se alcançar o gerenciamento do resto do ambiente de TI, de modo que os investimentos do gerenciamento tradicional não são mais suficientes.

Da mesma maneira que se faz o gerenciamento de despesas com telecomunicações, o gerenciamento de despesas com TI está apto por se tratar de modelo de subscrição, de uso, e características de um projeto específico, departamento específico e indivíduo específico. Desenvolve-se ainda, capacidades de rastrear tudo, inclusive os indivíduos quando saem ou entram nas organizações ou quando mudam de uma filial para outra. Trata-se de um bom ponto de partida, que pode ser trazido para dentro dos ambientes de TI, desenvolvendo capacidades organizacionais e até pessoais, que são muito importantes na gestão empresarial.​

Estrategicamente, é essencial o desenvolvimento pessoal e profissional dos colaboradores, capazes de proverem um serviço de alto nível, tanto pelo olhar empresarial, quanto pelo olhar dos consumidores. Tratando-se do olhar dos consumidores, é necessário que se entenda o motivo pelo qual as pessoas estão utilizando a tecnologia, com visibilidade dos gastos com TI, objetivando seu planejamento, assim como observar o indivíduo utilizando a tecnologia.

Olhando a infraestrutura, é possível observar quando há alguma novidade sendo incorporada no ambiente, e quando precisa ser alterada de tempos em tempos, possibilitando gerenciar o ambiente por meio da auditoria das faturas com frequência mensal, bem como identificar quais serviços estão sendo corretamente utilizados. Esse alinhamento vem sendo, atualmente, medido e rastreado para desenvolver outras oportunidades, que são: dados como ativos e monetização de dados, as duas áreas onde se utiliza dos dados, como perspectiva analítica.

As tecnologias que utilizarão o 5G, abarcarão tudo dentro de uma empresa, das comunicações aos processos empresariais e fabris, necessitando de ferramentas de gestão como o nosso software. Assim, o negócio terá um crescimento exponencial na medida que a tecnologia 5G seja disseminada. Todas as coisas de tecnologia conectadas pelo 5G e Internet (IoT), serão incorporadas trazendo perspectivas de controle.

Como consequência do uso da 5G, nosso software armazenará uma gigantesca massa de dados, um Big Data. Com tanta informação dentro da ferramenta de gestão, possibilitará uma infinidade de relatórios, inclusive sobre o perfil de uso: como, quando, o que, onde, os usuários de uma corporação estão utilizando estas tecnologias. A riqueza dos dados coletados e o seu cruzamento, gerando preciosas informações gerenciais sobre perfil de cada funcionário, do que ele faz e produz.

O trabalho do Controlador e do Diretor de Finanças deve ser complementar, porquanto o responsável pela TI da organização deve atentar-se que, de agora em diante, haverá sempre uma solução de subscrição, num nível gradual de gerenciamento em despesas e inventário. Caso a equipe já esteja preparada e capacitada para seguir em frente no que diz respeito a se adequar aos serviços em subscrição, essa é a estratégia que deve ser adotada de imediato para desenvolver um nível de detalhamento por uma perspectiva de contabilidade e também de planejamento. O problema começa na identificação dos gastos com tecnologia que resultarão da mudança, no sentido de que, ambos os profissionais tendem a observar áreas específicas dentro das organizações, o que não será suficiente para gerenciar os gastos futuros, ou seja, terão que se adaptar adotando estratégias diferentes para exercerem suas funções com a mesma eficácia.​

Diante dessa abordagem, não é possível promover mudanças de uma só vez, de modo que o ideal é encontrar um formato de cobrança que se adeque à plataforma de gestão existente, ao invés de tentar reinventar o tipo de cobrança para um modelo que, eventualmente, poderá se tornar eficiente. A solução é ampliar a oferta do TEMControle, uma plataforma robusta, construída para gerenciar os gastos com fornecedores de telecomunicações que utilizam o modelo de subscrição, baseado no tripé de informações: contrato, fatura e inventário de ativos.​

Necessário enfatizar que as circunstâncias atuais forçaram a necessidade de recriar nosso software para gerenciar os custos e o uso de tecnologia. É uma mudança fundamental, que altera o grau de responsabilidade dos gestores e colaboradores que passarão a trabalhar com o modelo de tudo “as a service”, todos os instrumentos na nuvem e, potencialmente, todas as inovações em uso. Trata-se de oportunidade única, que não acontece com frequência, tornando-se ponto de inflexão para transformar nossa ferramenta em Gestão de Custos de TI, ampliando-a ao abarcar todos os ativos de tecnologia.​

Somos pioneiros no “Information Technology Cost Management (ITCM)” porque acompanhamos os movimentos da tecnologia, que se desenvolve velozmente e em várias direções, com a profusão de novos aplicativos utilizados para apoiar as organizações, os departamentos, os projetos e o dia-a-dia do trabalho nas empresas. A magnitude desta transformação proporciona mudanças profundas, incluindo criar nova marca para nossa empresa, que ao longo de 32 anos nos guiou até aqui, forjando sua nova identidade para enfrentar os desafios do futuro: Ativu.

Ao longo da história, os ciclos econômicos animam ou desafiam e impõem obstáculos ao desenvolvimento dos negócios. Neste ano, contamos com uma novidade a mais, a pandemia do coronavírus, que veio desequilibrar as finanças de várias verticais da indústria, comércio e serviços.

Num cenário de incerteza e pressão econômica, as empresas mais fragilizadas realizam cortes nos custos de TI. Porém, ao encarar o desafio, os CIOs precisam determinar como proceder a esses cortes da melhor forma, sem afetar a saúde do negócio a médio e longo prazos.

Nesse contexto, é importante adotar algumas premissas para obtenção de economias com segurança e eficácia, até porque diminuir gastos também significa fazer contratos melhores.

Para preservar o caixa da empresa, é preciso manter o foco nos itens que vão proporcionar real impacto no caixa, nos ganhos e nas perdas do balanço; não desperdiçar tempo e esforço no tratamento de contas sem dinheiro, como considerar redução de depreciação ou de amortização; buscar economias em SaaS ou em infraestrutura como serviço (IaaS), custos de impacto real no caixa e opor-se a reduzir licenças de software legadas ou ativos próprios.

O propósito de não gastar e de não incorrer em despesas adicionais é de suma importância. Essa ação visa alcançar economias rápidas, olhar para despesas ainda não efetuadas, exceto se os pagamentos estiverem em curso e se a despesa impacta o lucro da empresa.

Outro item a considerar é avaliar o custo-benefício. É comumente falado que “custos irrecuperáveis são irrelevantes”, indicando que atualmente ou futuramente os gastos devem ser considerados sem relação com gastos passados. A partir de um ponto de rápida redução, isso é verdade, mas considerações devem ser feitas para analisar esse custo-beneficio. Essas questões são comuns para projetos em andamento, que podem ser cancelados para deter os gastos. Em alguns casos, as economias podem ser menores que o benefício que será entregue. Esse é o mais difícil de avaliar, pois uma regra cega de cortar todas as despesas de projetos pode ser perigosa.

É fundamental inspecionar contas para definir as bases de custos, ganhos e perdas e o balanço; trabalhar com as finanças de TI para obter uma visão sólida das despesas com detalhe, assim como despesas de centros de custos e o balanço da empresa; utilizar essa visão para identificar reduções de custos específicas em Opex e Capex, que vão imediatamente impactar as finanças reportadas.

Igualmente importante é realizar o gerenciamento de riscos para assegurar que o CIO e a Administração não fiquem andando às cegas com potenciais consequências das atividades de cortes de custos. Por isso, seguir os passos abaixo é vital, visto que o CIO precisa tomar decisões orientado por métricas.

Definir o benefício financeiro, investimento, impacto na administração, tempo necessário, além dos riscos organizacionais e técnicos para toda iniciativa que será posta para a empresa.

Planejar e mitigar riscos sempre que possível. Não ignorá-los, mas aceitar que nem todos eles podem ser atenuados totalmente. Se o risco se materializar, considerar os impactos negativos para o exercício de cortes de custos, assim como a moralidade e a cultura.

Gerenciar e comunicar os riscos, planos para minorar os impactos de realização de danos. Comunicar internamente para a TI e para as unidades de negócio afetadas, pois os cortes de custos de TI não ocorrem isoladamente, portanto os CIOs devem antecipar e mostrar como a redução vai impactar a administração. Se os líderes de unidades de negócios e seus funcionários falham em avaliar como a questão vai impactar as suas atividades e operações do dia a dia, assim como redução de produtividade ou tempo de colocação do produto no mercado, então a iniciativa pode experimentar impopularidade e insucesso.

Cortar os custos de serviços de TI leva a uma redução nos números da TI financeiramente, mas podem empurrar os custos para outra área na organização se a unidade de negócio não concordar com o corte e restabelecer os custos de serviço por eles mesmos. A longo prazo, isso pode levar a um aumento da “shadow IT” e aumentar um gerenciamento ruim de custos de TI (que são postergados para datas futuras para apresentar-se à porta dos CIOs). Os custos podem também aumentar na unidade de negócio ou em outras áreas de TI, se o corte levar a processos ineficientes, aumentando taxas de erro ou algo similar.

Quando os CIOs se deparam com pressão imediata sobre custos, continuam precisando adotar abordagens bem elaboradas para cortar, assegurando a mitigação de riscos e do impacto a longo prazo na organização. Os cortes de custos podem ser um exercício difícil para os CIOs, mas o foco arrojado nas economias de tempo e resultados levam à boa rentabilidade do negócio. O desafio é ter informação confiável para executá-los, que pode ser obtida com ferramentas de gestão de custos, porque analisam conjuntamente inventário, contratos e faturas, e proveem controle e visibilidade, otimizando os custos de TI.